Kostenlose Vorlagen für Schwimmschulen

XLSX · 3 Blätter · Rangfolge und Belegung rechnen sich selbst

Wer war zuerst da? — Die Warteliste, die selbst rechnet

Eingang eintragen, fertig: Die Tabelle vergibt die Rangfolge nach Eingangsdatum selbst — nachvollziehbar und damit nicht diskutierbar.

• Blatt „Warteliste“: Eingang mit Datum, Kind, Kurswunsch, Kontakt, Status — 100 vorbereitete Zeilen
• Die Spalte „Rang“ rechnet sich selbst: Platz 1 ist, wer am längsten wartet, je Kurswunsch getrennt gezählt
• Blatt „Kurse“: Plätze, Belegung, freie Plätze und die Zahl der Wartenden je Kurs auf einen Blick
• Blatt „So rücken wir nach“: die Nachrückregel ausgeschrieben, mit Lücken für eure eigenen Festlegungen
• Ein Statusfeld mit fünf festen Werten — wer „angerufen“ nicht von „zugesagt“ unterscheidet, ruft zweimal an

Die Datei rechnet die Reihenfolge aus, sie trifft aber keine Entscheidung: Ob ein Geschwisterkind vorgezogen wird oder ein Kind mit Wassergewöhnung Vorrang hat, legt ihr fest — dafür ist das dritte Blatt da. Und sie verschickt nichts. Wer nachrückt, ruft ihr selbst an.

Wenn ihr das lieber nicht in einer Datei führt: Warteliste und automatisches Nachrücken in ClubVivo.

PDF · 5 Seiten · acht Bausteine zum Kopieren

Acht Elternbriefe, die ihr nur noch ausfüllen müsst

Die acht Situationen, die in jeder Schwimmschule wiederkommen — fertig formuliert, mit Platzhaltern in eckigen Klammern zum Ersetzen.

• Kursstart mit Was-mitbringen, Kursausfall, Nachholtermin und Abzeichen bestanden
• Das Kind hat Angst vor dem Wasser — der schwerste der acht, und der, den man nicht abends um elf erfinden will
• Zahlungserinnerung, die freundlich bleibt, und die Bestätigung einer Abmeldung ohne Belehrung
• Kursende mit Anschlussangebot — der eine Brief, der euch Geld bringt statt Zeit
• Jeder Baustein kurz genug für eine E-Mail, mit Platzhaltern wie [Kursname] und [Datum]

Das sind Formulierungen, keine Rechtstexte: Was bei einem Kursausfall erstattet oder nachgeholt wird, steht in euren Kursbedingungen und muss dort auch stehen bleiben. Die Bausteine sagen es freundlich — sie regeln es nicht.

Wenn ihr das lieber nicht in einer Datei führt: Benachrichtigungen und Elternportal in ClubVivo.

PDF · 1 Seite · zum Aushängen gebaut

Seepferdchen bis Gold — eine Seite fürs Schwarze Brett

Was ein Kind für welches Abzeichen können muss, auf einem Blatt zum Aushängen — für Eltern, die vor dem Bäderplan stehen und fragen.

• Seepferdchen, Bronze, Silber und Gold nebeneinander — Schwimmen, Tauchen, Springen, Wissen
• Der Satz, den Eltern am häufigsten hören müssen: Seepferdchen heißt noch nicht sicher schwimmen
• Woher die Anforderungen kommen und wo die verbindliche Fassung steht
• Bewusst ohne die Angaben, die sich zwischen den Prüfungsordnungen unterscheiden — lieber eine Zeile weniger als eine falsche im Aushang

Verbindlich ist immer die Prüfungsordnung des abnehmenden Verbands, nicht dieses Blatt. Wir geben nur wieder, was zwischen den deutschen Verbänden unstrittig ist; wo die Ordnungen sich in Zahl oder Zeit unterscheiden, steht auf dem Blatt ein Verweis statt einer Zahl. Und: Abnehmen darf nur, wer dazu berechtigt ist.

Geltung: Nur für Deutschland. Die Angaben beziehen sich auf deutsche Vorschriften beziehungsweise auf die Normen der deutschen Verbände. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln — das steht mit Stand-Datum auch auf der Unterlage selbst.

Wenn ihr das lieber nicht in einer Datei führt: Abzeichen dokumentieren und Urkunden drucken in ClubVivo.

XLSX · 3 Blätter · Auslastung und Leerlauf rechnen sich selbst

Was kostet die leere Bahn? — Der Belegungsplan

Wochenplan eintragen, Auslastung ablesen: Die Tabelle stellt gebuchte gegen genutzte Wasserzeit und rechnet den Leerlauf je Bahn in Prozent und in Euro aus.

• Blatt „Wochenplan“: Bahn mal Zeitfenster als Raster, je Feld der Kurs und wer ihn gibt — 40 vorbereitete Zeilen für vier Bahnen
• Blatt „Kurse“: Dauer, Gruppengröße und benötigte Bahnbreite je Kurs, dazu ein Selbsttest, ob Plan und Bahnbedarf zusammenpassen
• Blatt „Auslastung“: gebuchte gegen genutzte Wasserzeit je Bahn und in Summe, der Leerlauf in Minuten, in Prozent und in Euro
• Die Hochrechnung aufs Jahr aus euren eigenen Angaben — zwei leere Bahnstunden je Woche sehen erst im Jahreswert nach einer Entscheidung aus
• Der Stundensatz für Wasserzeit bleibt leer, bis ihr euren eintragt: Was eine Bahnstunde kostet, raten wir nicht

Die Tabelle zählt Bahnminuten, keine Kinder — ein Kurs mit vier Teilnehmenden gilt hier als volle Nutzung. Umkleide- und Wechselzeiten sind nicht abgezogen, und ob ihr eine freie Bahn füllen könnt, hängt auch an der Kursleitung. Sie zeigt euch, welche Bahn ihr euch ansehen müsst, nicht was ihr tun sollt.

Wenn ihr das lieber nicht in einer Datei führt: Sportstätten mit eigener Belegung in ClubVivo.

PDF · 6 Seiten · vier Formulare zum Ausdrucken

Vier Einwilligungen, die einzeln gelten

Fotos, Notfallkontakt, Newsletter, Verbandsmeldung — vier getrennte Blätter zum Ausdrucken, jedes freiwillig, jedes einzeln widerrufbar.

• Fotos und Videos mit drei einzeln ankreuzbaren Zwecken: interne Nutzung, eure Website, Social Media — dazu die Frage nach dem Vornamen
• Notfallkontakt und Gesundheitsangaben auf einem eigenen Blatt, weil Angaben zur Gesundheit besonders geschützt sind
• Newsletter getrennt vom Kurs: Was zum gebuchten Kurs gehört, kommt auch ohne dieses Kreuz
• Weitergabe an den Verband bei Abzeichenprüfungen, mit Platz für das, was euer Verband tatsächlich verlangt
• Zwei Seiten vorweg zu Kopplungsverbot, Freiwilligkeit und Widerruf — samt dem, was ein Widerruf praktisch bewirkt und was nicht

Das Set ist eine Vorlage und keine Prüfung eures Falls. Vier Fragen lässt es bewusst offen: wie lange ihr die Angaben aufbewahrt, ab welchem Alter ein Kind selbst mitentscheidet, worauf ihr die Weitergabe an den Verband stützt und welche Anspruchsgrundlage hinter der Fotoeinwilligung steht. Wo eine eckige Klammer steht, gehört eure Antwort hinein.

Geltung: Deutschland und Österreich. Ein Teil der Unterlage folgt der DSGVO und gilt damit in Deutschland und Österreich. In der Schweiz gilt mit dem revidierten Datenschutzgesetz ein eigenes Recht — dort weichen Begriffe und Pflichten ab.

Wenn ihr das lieber nicht in einer Datei führt: Einwilligungen dokumentieren in ClubVivo.

PDF · 5 Seiten · zehn Punkte, keine Musterklauseln

Was eure Kursbedingungen regeln müssen

Zehn Punkte, über die ihr entschieden haben solltet, bevor jemand eure Kursbedingungen schreibt — mit dem Grund, warum es ohne Regelung Streit gibt.

• Anmeldung, Kursgebühr, Rücktritt, Kündigung, Ausfall durch die Schule, Fehlen, Mindestteilnehmerzahl, Aufsicht, Hausordnung, Datenschutz
• Je Punkt: die Frage, worum es geht, was ohne Regelung passiert und worauf zu achten ist
• Warum eine zu scharfe Klausel euch schlechter stellt als eine maßvolle — unwirksam heißt ersatzlos weg, nicht abgemildert
• Fünf Fragen, die die Liste bewusst offenlässt, jeweils mit dem Grund

Hier steht bewusst kein Satz, den ihr abschreiben könnt. Kursbedingungen sind Allgemeine Geschäftsbedingungen gegenüber Verbrauchern; eine Klausel, die der Prüfung nicht standhält, fällt ersatzlos weg und die gesetzliche Regelung tritt an ihre Stelle — meist zum Nachteil dessen, der sie verwendet hat. Die Liste bereitet das Gespräch mit eurer Rechtsberatung vor, sie ersetzt es nicht.

Geltung: Nur für Deutschland. Die Angaben beziehen sich auf deutsche Vorschriften beziehungsweise auf die Normen der deutschen Verbände. In Österreich und der Schweiz gelten andere Regeln — das steht mit Stand-Datum auch auf der Unterlage selbst.

Wenn ihr das lieber nicht in einer Datei führt: Online-Anmeldung mit Vorgangsnummer in ClubVivo.