Häufige Fragen zu ClubVivo

Das Basispaket kostet 19,99 € netto je Verein oder Schule und Monat. Es enthält Mitglieder- und Beitragsverwaltung, Angebote, Kurse und Termine, Online-Anmeldung, Warteliste, Anwesenheitslisten, Rechnungen, SEPA-Lastschrift und Buchhaltungs-Export, Statistiken und die eigene Website – dazu Kassenbuch und EÜR, Ehrenamt und Arbeitsstunden der Mitglieder, Umfragen und Abstimmungen, Ehrungen für Mitgliedsjubiläen und Fristen sowie Inventar, Sponsoren und Zuschüsse. Dazu kommen Zusatzmodule ab 5 € pro Monat. Gebucht wird eine Jahreslizenz: Der Jahresbetrag (239,88 € netto für das Basispaket) wird beim Kauf im Voraus über Stripe bezahlt; die Laufzeit beginnt am Tag der Bestellung. Kündigt ihr spätestens 14 Tage vor Laufzeitende, wird danach nichts mehr abgebucht. Geht die Kündigung später ein, lehnen wir sie nicht ab – sie wirkt dann zum Ende der folgenden Laufzeit, und diese zwölf Monate werden auch berechnet.

Für zwei Zielgruppen. Erstens für Sport-, Kultur- und Freizeitvereine jeder Sparte – vom Fußball- und Turnverein über Tennis, Schwimmen und DLRG bis zum Musik- und Kulturverein. Zweitens für Schulen und gewerbliche Kursanbieter ohne Mitgliedschaft: Schwimmschulen, Tanz-, Musik-, Kampfsport- und Reitschulen, Yoga- und Pilates-Studios. Bei der Einrichtung wählt ihr eure Hauptsparte; sie steuert die Bezeichnungen (Mannschaft, Gruppe, Kurs, Ensemble; in der Sparte Schwimmschule auch „Schule" statt „Verein") und die Voreinstellungen. Das Datenmodell ist für alle Sparten dasselbe, ein Wechsel ist jederzeit möglich.

Ja. Mitgliedschaft, Beitragsarten und Beitragslauf sind optionale Bausteine, die ein reiner Kursbetrieb nicht einschaltet. Gearbeitet wird dann mit Angeboten, Online-Anmeldung, Warteliste, Anwesenheit und Rechnungen mit frei einstellbarer Umsatzsteuer; Personen werden als Teilnehmende ohne Mitgliedsnummer geführt. Der Preis ändert sich dadurch nicht – er hängt nicht an der Zahl der Personen.

Ein Modul je Verein oder Schule und Monat: das Übungsleiter-Modul für 10 € netto – mit eigenem Trainer-Login, digitaler Anwesenheit, Stundenzettel, Urlaubsverwaltung und Krankmeldung. Dazu Erweiterungen für je 5 € pro Monat: Leistungsabzeichen und Urkunden für Teilnehmende, Newsletter mit Double-Opt-in und Mahnwesen. Das Mitglieder- und Elternportal, SEPA-Lastschrift und der Buchhaltungs-Export sind seit August 2026 im Basispaket enthalten und kosten nichts extra. Module lassen sich jederzeit dazubuchen; mitten in der Laufzeit berechnen wir sie taggenau anteilig bis zum Ende der bezahlten Periode.

Ihr legt Beitragsarten an – etwa Kind, Jugend, Erwachsen, Familie, Passiv, Ehrenmitglied – mit eigenem Betrag und Intervall (jährlich, halbjährlich, monatlich) und ordnen sie den Mitgliedern zu. Der Beitragslauf erzeugt daraus Rechnungen und die SEPA-Lastschriftdatei für eure Bank – beides im Basispaket. Fehlgeschlagene Lastschriften landen im Mahnwesen (Erweiterung, 5 €).

Volle Gruppen und Kurse bleiben anmeldbar: Die Anmeldung landet mit Positionsanzeige auf der Warteliste. Wird ein Platz frei, rückt die älteste Wartelisten-Anmeldung automatisch nach und die Familie erhält sofort eine E-Mail. Für euch entsteht kein Handaufwand, kein Platz bleibt unbesetzt.

Ja. Verein wie Kursanbieter erhalten eine vollständige, suchmaschinenoptimierte Website unter eigener Adresse (verein.clubvivo.de), in eigenem Design und mit eigenem Logo. Seiten stellt ihr im Editor aus Blöcken zusammen – Text, Bilder, Kurs- und Angebotslisten, Termine, Kontakt. Inhalte, Preise und SEO-Texte pflegt ihr selbst im Adminbereich, ohne Agentur.

Ja. Jeder Standort – Halle, Platz, Becken, Probenraum – bekommt eine eigene Seite mit eigenen Angeboten und eigener Belegung. Dazu gibt es Abteilungen für Mehrsparten-Vereine: Jede Abteilung hat ihre eigene Sparte und damit ihr eigenes Vokabular – in der Fußballabteilung heißt es Mannschaft und Trainer, in der Turnabteilung Gruppe und Übungsleitung. Verwaltet wird trotzdem zentral: eine Mitgliederliste, eine Kasse, eine Bestandserhebung, aufgeschlüsselt je Abteilung.

Sie wird in Deutschland betrieben, ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO gehört zum Vertragsumfang, Einwilligungen werden im Anmeldeprozess mit Zeitpunkt und Wortlaut dokumentiert, und Auskunft, Export sowie Löschung sind je Person möglich. Rollen sorgen dafür, dass Übungsleiter keine Bankverbindungen sehen.

Das Kalender-Abo gibt es: Jedes Mitglied und jede Übungsleitung bekommt eine persönliche iCal-Adresse und hat die eigenen Termine im gewohnten Kalender. Benachrichtigungen laufen über E-Mail, Web-Push und SMS – je Ereignis wählbar. WhatsApp gibt es nicht, und wir haben es auch nicht in Vorbereitung. Wir bewerben nur, was tatsächlich vorhanden ist.

Nicht direkt – und das sagen wir bewusst deutlich. Es gibt keine Anbindung per FinTS oder Bank-API, weil die TAN-Verfahren, hinterlegte Zugangsdaten und einen eigenen Betriebsteil bräuchte. Stattdessen ladet ihr euren Kontoauszug als Datei hoch: CAMT.053 aus dem Online-Banking oder den CSV-Export eurer Bank. Zu jedem Umsatz schlägt die Plattform die passende offene Rechnung vor – über Rechnungsnummer und Betrag, bei Teilzahlungen und ähnlichen Namen als Vorschlag. Gebucht wird nie automatisch, jede Zuordnung braucht euren Klick.

Technisch anonym sind sie wirklich: In einer anonymen Umfrage speichert die Datenbank keine Verbindung zwischen Stimme und Person – deshalb lässt sich eine abgegebene Stimme dort auch nicht mehr ändern. Getrennt davon wird nur vermerkt, wer teilgenommen hat, damit niemand zweimal abstimmt. Ob ein Beschluss satzungsgemäß zustande gekommen ist, entscheidet dagegen eure Versammlungsleitung: Quorum und qualifizierte Mehrheiten rechnet das System nicht aus, und ob eure Satzung eine Abstimmung außerhalb des Saals überhaupt zulässt, müsst ihr prüfen. Präsenzstimmen aus dem Saal tragt ihr als Zahl je Antwort nach.

Bei uns nichts extra – der Kanal gehört zum Basispaket. Die Nachrichten selbst rechnet euer eigener SMS-Gateway-Anbieter ab, dessen Zugangsdaten ihr in der Verwaltung hinterlegt; üblich sind einige Cent je Nachricht. Die Plattform zählt mit, wie viele SMS im laufenden Monat hinausgegangen sind. Eine SMS geht außerdem nur an Personen, die dafür ausdrücklich zugestimmt haben – die Einwilligung ist vom Newsletter getrennt.

Nein. Farbe und Erscheinungsbild werden je Mandant eingestellt, nicht je Abteilung: Ihr wählt eine Primärfarbe, und Website, Verwaltung und Mitgliederportal ziehen mit. Was eine Abteilung bekommt, ist eine Kennfarbe für ihr Abzeichen in Listen und Statistik – und ihr eigenes Vokabular. Eine Fußballabteilung im eigenen Trikotdesign gibt es nicht. Wer wirklich zwei getrennte Auftritte braucht, braucht zwei Vereine.

Dafür ist sie gebaut. Das Kassenbuch trägt an jeder Kategorie den Steuerbereich – ideell, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb, Vermögensverwaltung –, Belege hängen an der Buchung, und gelöscht wird nichts: Eine Korrektur ist eine Gegenbuchung, beide Zeilen bleiben stehen. Zum Jahresabschluss druckt ihr die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als PDF mit eurem Briefkopf, dazu die Inventarliste mit Unterschriftenzeilen. Eine Steuerberatung ersetzt das nicht – aber die Suche in Ordnern schon.

Ihr legt Aufgaben mit Zeit, Ort, benötigter Helferzahl und Gutschrift an; die Mitglieder tragen sich im Portal selbst ein. Nach dem Einsatz hakt ihr ab, wer da war – ohne dieses Häkchen gibt es keine Gutschrift. Die Pflichtstunden hängen an der Beitragsart, sodass Soll, Ist und Rest je Kalenderjahr nebeneinander stehen und jedes Mitglied den eigenen Stand sieht. Eine Rechnung für fehlende Stunden erzeugt die Plattform bewusst nicht: Ob abgerechnet werden darf, steht in eurer Satzung. Den Ausgleich exportiert ihr als Liste.

Fordert eine Demo an – gern zeigen wir die Plattform mit euren eigenen Gruppen, Kursen und Gebührenarten und beraten zur Übernahme eurer Bestandsdaten. Personen, Gruppen und Beträge lassen sich aus Tabellen importieren; die Einrichtung kostet nichts.

Wir rechnen sie nach Aufwand ab: 119 € netto je Stunde, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Vorher schauen wir uns eure Dateien an und schätzen den Aufwand – unverbindlich und kostenlos. Einen Festpreis nennen wir bewusst nicht, weil die Dauer am Zustand eurer Altdaten hängt und nicht an unserem Angebot: Eine gepflegte Mitgliederliste ist schnell übernommen, drei über Jahre gewachsene Tabellen mit Dubletten sind es nicht. Die Einrichtung selbst kostet nichts, und den Import aufbereiteter Listen macht ihr per CSV-Vorlage selbst; nach Aufwand rechnen wir erst echte Migrationsarbeit ab.

Ja, und das kostet nichts extra. Die meisten importieren ihre Personenliste selbst per CSV-Vorlage – wer das nicht möchte, bucht die Migration bei uns. In die andere Richtung gilt dasselbe: Personen, Anmeldungen und Rechnungen exportiert ihr jederzeit als CSV-Datei, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung als PDF. Eure Daten gehören euch – wir bauen keine Tür ein, die nur in eine Richtung aufgeht.

Nein. Die Plattform läuft komplett im Browser – ohne Installation, auch auf Tablet und Handy in der Halle oder am Beckenrand. Updates und Datensicherung übernimmt der Betrieb; bei euch braucht niemand einen Server zu betreuen.