Funktion
Rechnungen, SEPA-Lastschrift und Mahnwesen – ohne Handarbeit
Vom Beitrag zur bezahlten Rechnung, ohne Zwischenschritt in Excel
ClubVivo erzeugt Rechnungen direkt aus Beitragsart oder Anmeldung: fortlaufende Rechnungsnummern, sauberer Ausweis von Netto, Steuer und Brutto – und ein Steuersatz, den ihr selbst konfiguriert.
Gemeinnützigkeit und Umsatzsteuer, beides eingebaut
Gemeinnützige Vereine rechnen mit 0 % Umsatzsteuer ab – ClubVivo weist das korrekt aus und druckt den passenden Hinweis zur Steuerbefreiung automatisch auf jede Rechnung. Eine Schwimm- oder Tanzschule rechnet umgekehrt mit dem vollen Satz ab: Der Steuersatz ist frei einstellbar. Er wird zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung eingefroren, spätere Änderungen der Einstellungen verändern bestehende Rechnungen niemals.
- Frei konfigurierbarer Steuersatz (0 %, 7 %, 19 %, …)
- Hinweistext zur Steuerbefreiung für gemeinnützige Vereine
- Unveränderlicher Steuer-Snapshot je Rechnung
- Zahlungsstatus (offen / bezahlt) direkt in der Mitglieder- und Teilnehmerliste
- Druckfertige Rechnungsansicht mit eurem Briefkopf
SEPA-Lastschrift und Mahnwesen
Der Beitragseinzug ist die Arbeit, die im Verein am meisten Zeit frisst und am wenigsten Freude macht. Er läuft weitgehend von selbst: Die SEPA-Lastschrift gehört zum Basispaket, das Mahnwesen ist eine Erweiterung für 5 € netto im Monat.
- Mandatsverwaltung mit gültigen Gläubiger-Identifikationsnummern
- Lastschriftdateien für eure Bank, erzeugt aus dem Beitragslauf
- IBAN-Prüfung bereits bei der Eingabe
- Fehlgeschlagene Lastschriften landen automatisch im Mahnwesen
- Zahlungserinnerungen mit eigener Vorlage und dokumentiertem Versand
Bank-Abgleich statt Häkchen auf dem Kontoauszug
Den Kontoauszug ladet ihr als Datei ein – CAMT.053 aus dem Online-Banking oder den CSV-Export eurer Bank. Zu jedem Umsatz schlägt die Plattform die passende offene Rechnung vor; ihr prüft und bestätigt. Eine Bankanbindung per FinTS oder Bank-API gibt es nicht, und das steht hier ausdrücklich: Wir bewerben keine TAN-Strecke, die niemand gebaut hat.
- Sichere Zuordnung bei passender Rechnungsnummer und passendem Betrag
- Vorschlag bei Teilzahlung oder ähnlichem Namen – gebucht wird trotzdem erst auf Klick
- Rücklastschriften setzen die Rechnung zurück auf offen, statt sie still auf bezahlt zu lassen
- Derselbe Umsatz aus zwei Dateien erzeugt keine zweite Zeile
Übergabe an die Buchhaltung
Rechnungen und Zahlungen lassen sich als CSV-Datei exportieren und in eure Buchhaltung einlesen – korrekt kodiert, ohne Import-Assistenten. Eine direkte Schnittstelle, die Zahlungsstände aus der Buchhaltung zurückspielt, gibt es weiterhin nicht; wer die Kasse gleich in der Plattform führen will, findet Kassenbuch, EÜR und Belege bei den Vereinsfinanzen.
Weiterlesen
Zum Thema – und zu den Sparten, die es betrifft
Zwei Beiträge aus dem Ratgeber, die diese Funktion einordnen, und zwei Beispiele aus der Praxis.
Aus dem Ratgeber
- Mitgliedsbeiträge per SEPA-Lastschrift einziehen – Schritt für SchrittDer Beitragseinzug ist die Arbeit, die im Verein am meisten Zeit frisst. Einmal richtig aufgesetzt, läuft er weitgehend von selbst — hier die Reihenfolge, die sich bewährt hat.Lesen
- Zuwendungsbestätigung nach § 10b EStG: was Vereine wissen müssenEine Spendenquittung ist kein Dankesschreiben, sondern ein steuerlich wirksamer Beleg — mit vorgeschriebenem Wortlaut und einer Haftung, die den Verein trifft.Lesen
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