Funktion
Tickets und Anfragen – ein Postfach für den ganzen Vorstand
Anfragen gehören dem Verein, nicht einem privaten Postfach
Fragen von Mitgliedern und Interessenten kommen über das Kontaktformular herein und werden zum Vorgang mit Status und Verlauf. Wer im Vorstand zuständig ist, sieht ihn – und sieht auch, ob schon jemand geantwortet hat.
Was das löst
- Kontaktformulare der Website landen als Vorgang im System, nicht in einem privaten Postfach
- Status (neu, in Arbeit, erledigt) und Verlauf für alle Berechtigten sichtbar
- Zuständigkeit zuweisen, damit nichts doppelt oder gar nicht beantwortet wird
- Bei einem Wechsel im Vorstand geht kein Vorgang verloren
Die typische Lücke im Ehrenamt
Anfragen laufen oft an eine Weiterleitung, die an drei Privatadressen geht – und dann antwortet entweder niemand oder alle. Ein gemeinsamer Eingang mit Status beseitigt beide Fälle, ohne dass jemand ein weiteres Werkzeug lernen muss.
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Zum Thema – und zu den Sparten, die es betrifft
Zwei Beiträge aus dem Ratgeber, die diese Funktion einordnen, und zwei Beispiele aus der Praxis.
Aus dem Ratgeber
- DSGVO im Verein: Auskunft, Löschung und Fotos im GriffEin Verein verarbeitet mehr personenbezogene Daten, als den meisten Vorständen bewusst ist — Adressen, Geburtsdaten, Bankverbindungen, bei Kindern die Daten der Eltern.Lesen
- Vereinswebsite selbst bauen: die ChecklisteDie meisten Vereinswebsites scheitern nicht am Design, sondern an der Pflege. Wer das von Anfang an einplant, kommt mit erstaunlich wenig Aufwand aus.Lesen
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