Funktion

Benachrichtigungen und Kalender-Abo – ankommen, ohne zu nerven

E-Mail, Web-Push und SMS – je Ereignis wählt ihr, was hinausgeht

Eine Terminabsage muss ankommen, ein Pinnwand-Aushang nicht. Deshalb entscheidet ihr je Ereignis, über welchen Kanal benachrichtigt wird – und eure Mitglieder abonnieren ihre Vereinstermine im eigenen Kalender, statt sie abzuschreiben.

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Vereinskalender in der Wochenansicht · Beispieldaten aus dem Demo-System

Je Ereignis der passende Kanal

In den Einstellungen steht eine Tabelle: links die Ereignisse – Angebot fällt aus, Termin geändert, Platz auf der Warteliste frei, Rechnung, Mahnung, Antwort auf eine Anfrage, Umfrage eröffnet und weitere –, oben die drei Kanäle. Ihr setzt Haken. Ab Werk läuft alles per E-Mail; ein Verein, der nie etwas einstellt, merkt von den anderen Kanälen nichts.

Fünf Nachweise laufen immer per E-Mail und lassen sich nicht abwählen: Anmeldebestätigung, Rechnung, Mahnung, Antwort auf eine Anfrage und die Einladung zur Mitgliederversammlung
Push und SMS sind dort ein Zusatz („bitte ins Postfach schauen"), nie ein Ersatz
Jede Zustellung wird protokolliert – auch die unterdrückte, mit Grund
Testversand je Kanal, bevor ihr euch darauf verlasst

Mitglieder- und Elternportal: Begrüßung, eigene Buchungen mit Status und Referenz, Abmeldung und Entschuldigung, darunter die erreichten Auszeichnungen. — Mitglieder- und Elternportal · Beispieldaten aus dem Demo-System

Web-Push aufs Handy – ohne App-Store

Mitglieder und Übungsleitungen melden ihr Gerät im Portal selbst an, mit einem Klick
Gefragt wird erst auf diesen Klick – ein Dialog beim Seitenaufruf endet dauerhaft bei „blockieren"
Portal und Verwaltung lassen sich als App auf den Startbildschirm legen (PWA), mit eigener Offline-Seite
Auf dem iPhone funktioniert Push erst, wenn die Seite über „Teilen → Zum Home-Bildschirm" gesichert ist – der Hinweis steht an Ort und Stelle

SMS – möglich, aber nicht kostenlos

SMS ist ein Kanal, kein Produkt aus unserem Haus. Ihr hinterlegt euren eigenen SMS-Gateway-Vertrag; abgerechnet wird jede Nachricht dort und nicht bei uns. Die Verwaltung zählt mit, wie viele SMS im laufenden Monat hinausgegangen sind, damit die Rechnung am Monatsende niemanden überrascht.

Ohne ausdrückliche Einwilligung der Person geht keine SMS hinaus – auch dann nicht, wenn der Verein den Kanal eingeschaltet hat
Der Schalter dafür steht im Portal unter „Meine Daten", getrennt vom Newsletter
Eine SMS umfasst 160 Zeichen; längere Texte werden an der Wortgrenze gekürzt, der Link ins Portal hat Vorrang
Rufnummern werden auf ein eindeutiges Format gebracht; was nicht eindeutig ist, wird abgelehnt statt geraten
WhatsApp-Versand gibt es nicht – weder heute noch als stille Absicht

Das persönliche Kalender-Abo (iCal)

Jeder Zugang bekommt eine eigene Kalender-Adresse. Einmal im Handy eingetragen, stehen die eigenen Termine dort, wo ohnehin alle anderen Termine stehen – und aktualisieren sich von selbst.

Mitglieder sehen ihre Buchungen, die Trainingszeiten ihrer Gruppen und die Vereinstermine, zu denen sie zugesagt haben
Übungsleitungen sehen die Termine ihrer eigenen Gruppen, auch als Co-Trainer
Zeitzone Europe/Berlin: „dienstags 18:00" bleibt 18:00, auch über die Zeitumstellung hinweg
Abgesagte Termine verschwinden nicht, sie stehen als abgesagt im Kalender
Ein verschobener Termin wandert, statt sich zu verdoppeln
Die Adresse ist wie ein Passwort – sie lässt sich jederzeit neu erzeugen, die alte läuft dann ins Leere

Der beste Kanal ist der, den niemand wegklickt

Ein Verein, der jeden Aushang hinausmailt, erzieht seine Mitglieder binnen eines Monats zum Ignorieren – und dann geht auch die Absage des Auswärtsspiels unter. Deshalb ist hier nichts voreingestellt, was nicht sein muss: Ihr entscheidet je Ereignis, was den Weg nach draußen wert ist.

Zum Thema – und zu den Sparten, die es betrifft

Zwei Beiträge aus dem Ratgeber, die diese Funktion einordnen, und zwei Beispiele aus der Praxis.

Aus dem Ratgeber

In der Praxis

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