Funktion
Mitgliederverwaltung und Beiträge – das Fundament eures Vereins
Wer ist dabei, wer zahlt was, wer hat welches Amt
In ClubVivo liegt jedes Mitglied als eigene Person: mit Mitgliedsnummer, Eintrittsdatum, Status und zugeordneter Beitragsart. Familien hängen zusammen, Beiträge werden daraus automatisch berechnet – und der Vorstand sieht jederzeit denselben Stand.
Die meisten Vereine führen Mitglieder in einer Excel-Datei, Beiträge in einer zweiten und die Bankverbindungen in einem Ordner. Sobald sich eine Adresse ändert, stimmt eine der drei Quellen nicht mehr. Eine gemeinsame Mitgliederdatenbank löst dieses Problem an der Wurzel.
Stammdaten, die zum Vereinsleben passen
- Mitgliedsnummer, Eintritts- und Austrittsdatum, Status (aktiv, passiv, Ehrenmitglied)
- Erwachsene als eigenes Mitglied, Kinder mit Erziehungsberechtigten als Zahler
- Familienmitgliedschaften: eine Rechnung, mehrere Personen
- Ämter und Ehrenamt hinterlegen (Vorstand, Kassenwart, Jugendleitung, Übungsleitung)
- Export der Mitgliederliste als CSV – für Jahresbericht, Verband oder Versicherung
Beitragsarten statt starrer Preise
Jeder Verein rechnet anders ab: Kind, Jugend, Erwachsen, Familie, Passiv, Ehrenmitglied – jährlich, halbjährlich oder monatlich. Ihr legt eure Beitragstabelle einmal an und ordnet sie den Mitgliedern zu. Der Beitragslauf erzeugt daraus die Forderungen, ohne dass jemand eine Formel in einer Tabelle nachzieht.
- Frei definierbare Beitragsarten mit eigenem Intervall
- Aufnahmegebühren und Rabatte je Beitragsart hinterlegbar
- Pflicht-Arbeitsstunden je Beitragsart, wenn eure Satzung welche vorsieht
- Beitragslauf erzeugt Rechnungen und die SEPA-Lastschriften – beides im Basispaket
- Beitragsänderungen wirken ab dem nächsten Lauf, nie rückwirkend auf gestellte Rechnungen
Das Wissen gehört dem Verein, nicht einem Laptop
Wenn die Mitgliederliste auf dem privaten Rechner der Kassenwartin liegt, wird jeder Wechsel im Vorstand zum Risiko. Eine gemeinsame Datenbank mit klaren Rollen macht die Übergabe zur Formsache – und schützt zugleich die personenbezogenen Daten eurer Mitglieder.
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Zum Thema – und zu den Sparten, die es betrifft
Zwei Beiträge aus dem Ratgeber, die diese Funktion einordnen, und zwei Beispiele aus der Praxis.
Aus dem Ratgeber
- Vereinssoftware vergleichen: worauf es wirklich ankommtFast jede Vereinssoftware zeigt dieselbe Funktionsliste. Die Unterschiede liegen woanders — im Datenmodell, im Beitragslauf und in der Frage, wie ihr wieder herauskommt.Lesen
- Mitgliederversammlung richtig einladen: Fristen, Tagesordnung, ProtokollDie meisten Fehler bei der Mitgliederversammlung passieren vor der Versammlung — bei der Einladung. Und sie können Beschlüsse angreifbar machen.Lesen
Bereit, eure Verwaltung einfacher zu machen?
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