Vereinsfinanzen – Kassenbuch, EÜR und Bank-Abgleich

Aus dem Kassenbuch verschwindet nichts. Eine falsche Buchung wird gegengebucht: gleicher Betrag, gleiches Konto, gleiche Kategorie, umgekehrte Richtung. Beide Zeilen bleiben stehen, und genau das will die Kassenprüfung sehen.

• Gegenbuchung mit Grund; die Gegenbuchung selbst lässt sich weder ändern noch erneut stornieren
• Haushalt je Kategorie und Jahr: Plan, Ist und Abweichung nebeneinander
• Ohne hinterlegten Haushalt bleiben die Planspalten einfach leer – kein Zwang zur Budgetierung
• Wer wann was gebucht, storniert oder zugeordnet hat, steht im Protokoll

Den Kontoauszug ladet ihr als Datei hoch – CAMT.053 aus dem Online-Banking oder den CSV-Export eurer Bank. Die Plattform liest die Umsätze, schlägt die passende offene Rechnung vor und wartet auf euren Klick. Eine Bankanbindung per FinTS oder Bank-API gibt es bewusst nicht: Sie bräuchte TAN-Verfahren und hinterlegte Zugangsdaten, und dafür ist ein Datei-Import der ehrlichere Weg.

• CAMT.053 und generisches CSV; bei CSV eine Vorschau, in der ihr die Spaltenzuordnung bestätigt
• Umlaute, Trennzeichen und Vorspannzeilen der Bank-Exporte werden erkannt, nicht geraten
• Duplikatschutz: Derselbe Umsatz aus zwei Dateien erzeugt keine zweite Zeile
• Sichere Zuordnung, wenn Rechnungsnummer und Betrag zusammenpassen; Vorschlag bei Teilzahlung oder ähnlichem Namen
• Rücklastschriften werden erkannt – die Rechnung geht zurück auf offen, die Kassenbuchzeile wird gegengebucht
• Gebucht wird nie von allein: Auch der sichere Treffer braucht einen Klick
• „Ignorieren" verlangt einen Grund, denn genau danach wird bei der Prüfung gefragt

• Einnahmen und Ausgaben je Kategorie, Zwischensummen je Steuerbereich, Ergebnis je Sphäre und fürs Jahr
• Kontostände zum Jahresanfang und Jahresende
• PDF im A4-Format mit eurem Briefkopf und euren Farben, mehrseitig mit Seitenzahlen
• CSV für Steuerberatung und Tabellenkalkulation – mit Zahlen, mit denen sich rechnen lässt
• Buchungen ohne Kategorie werden getrennt ausgewiesen, statt still in einer Sphäre zu landen

Sponsoring und Fördermittel haben fachlich genau eines gemeinsam: eine Frist, die verschlafen wird. Wer beim Sponsor zu spät nachverhandelt, hat im Januar eine leere Bande; wer den Verwendungsnachweis verpasst, zahlt bewilligtes Geld zurück.

• Sponsoren mit Ansprechperson, Logo und Verträgen über Geld oder Sachleistung
• Der Betrag ist ein Jahresbetrag; die anteilige Jahressumme rechnet die Plattform taggenau aus
• Endende Verträge stehen 90 Tage vorher in der Wiedervorlage – und bleiben dort, bis jemand handelt
• Zuschüsse von geplant über beantragt und bewilligt bis abgerechnet, mit Pflichtangaben je Schritt
• Verwendungsnachweise melden sich 60 Tage vor der Frist
• Sponsorenlogos als Block auf eurer Vereins-Website – gezeigt wird nur, wer in der Verwaltung aktiv geführt ist

Was die Liste bewusst nicht enthält: eine Abschreibung. Sie nennt den Anschaffungswert, keinen Zeitwert – für die Kassenprüfung eines Vereins ist das genau die richtige Tiefe.

• Trikots, Bälle, Zelte, Tonanlage: fortlaufende Inventarnummer, Kategorie, Lagerort, Zustand
• Anschaffungsdatum und -wert je Gegenstand – die Grundlage der Inventarliste
• Ausleihe an ein Mitglied oder an einen Gastverein, mit Rückgabefrist und Teilrückgabe
• Überfällige Rückgaben in einer eigenen Ansicht
• Ausgemustert wird mit Datum und Grund, nie gelöscht – ein Loch im Prüfpfad ist keine Ordnung
• Inventarliste als PDF mit Unterschriftenzeilen und als CSV mit Summenzeile

Der Weg hinein führt über eine CSV-Vorlage: Mitglieder, Beiträge und Kurse importiert ihr selbst, ohne Aufpreis und ohne uns. Wer die Übernahme aus Excel oder aus einer Alt-Software lieber abgibt, bucht die Datenmigration nach Aufwand – wir schätzen den Aufwand vorher, unverbindlich und kostenlos.

Der Weg hinaus ist genauso offen und braucht keine Rückfrage bei uns: Kassenbuch, Mitglieder, Anmeldungen und Rechnungen exportiert ihr jederzeit als CSV-Datei, die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Inventarliste als PDF. Eine Vereinssoftware, die ihre Daten nicht herausgibt, ist kein Werkzeug, sondern eine Falle.