Ehrungen, Fristen und Bestandserhebung – die Pflichten im Blick

Beim erweiterten Führungszeugnis gibt es bewusst kein Feld für einen Anhang. Der Verein darf einsehen und festhalten, dass es vorgelegen hat; eine Kopie aufzubewahren ist ihm nach Auffassung der Aufsichtsbehörden gerade nicht erlaubt. Erfasst werden deshalb nur Vorlagedatum, Gültigkeit und ein Vermerk – und die Begründung steht direkt im Formular.

• Qualifikationsarten mit Gültigkeitsdauer – Übungsleiter- und Trainerlizenzen, erweitertes Führungszeugnis, Erste Hilfe
• „Gültig bis" wird aus der Dauer vorbelegt und bleibt überschreibbar
• Ampel: grün gültig, gelb in den letzten 90 Tagen, rot abgelaufen
• Filter nach Status – die Liste für den nächsten Fortbildungstermin

Ein automatischer Upload ins Portal eures Verbands ist nicht dabei, und das ist keine Lücke, sondern eine Entscheidung: Jeder Landessportbund betreibt sein eigenes Portal mit eigenem Format und eigenem Meldezeitraum. Es gäbe nicht eine Schnittstelle, sondern sechzehn. Die Zahlen überträgt ihr – aber ihr müsst sie nicht mehr zusammensuchen.

• Stichtag wählen, Tabelle Jahrgang × Geschlecht, Jugendjahrgänge zuerst
• Gezählt wird, wer am Stichtag Mitglied war – auch wer im März darauf ausgetreten ist
• Fehlende Angaben landen sichtbar in einer eigenen Zeile und in einer Nachpflege-Liste
• Aufschlüsselung je Abteilung, in der jede Person genau einmal zählt
• Export als CSV

Ablaufende Lizenzen, anstehende Ehrungen, überfällige Ausleihen, endende Sponsorenverträge, fällige Verwendungsnachweise: Fünf Wiedervorlagen, die jemand aufsuchen müsste, sind fünf Wiedervorlagen, die niemand aufsucht. Deshalb fasst die Plattform sie zu einer Meldung an den Vorstand zusammen – und verschickt sie nur, wenn es tatsächlich etwas zu tun gibt.