Ehrenamt – Helferlisten und Arbeitsstunden ohne Zettelwirtschaft

Zur Wortwahl, weil sie leicht durcheinandergeht: „Arbeitsstunden" sind hier die Pflichtstunden der Mitglieder – zehn Stunden im Jahr beim Sommerfest. Die Arbeitszeit der Übungsleitung heißt „Stundenzettel", wird im eigenen Zugang geführt und gehört samt Urlaub und Krankmeldung zum Übungsleiter-Modul (+10 €/Monat je Verein oder Schule).

Das Soll hängt an der Beitragsart – „zehn Stunden im Jahr" steht dort, wo auch der Beitrag steht. Das Ist entsteht aus abgehakten Einsätzen und aus Handbuchungen mit Pflicht-Grund. Ohne „erschienen" gibt es keine Gutschrift; das ist keine Regel im Programm, sondern eine Bedingung in der Datenbank.

• Pflichtstunden je Beitragsart, Vorgabe 0 – ein Verein ohne Arbeitsstunden merkt von alldem nichts
• Soll, Ist und Differenz je Kalenderjahr, filterbar nach offen und erfüllt
• Handbuchungen mit Grund, auch negativ – die Korrektur bleibt nachlesbar
• Ausgleichssatz je Stunde und ein Hinweistext, den die Mitglieder im Portal lesen
• CSV-Export der Differenzen als Grundlage für den Ausgleich

Aus einer offenen Stunde entsteht keine Rechnung. Der Export ist die Grundlage, die Forderung stellt der Verein – denn ob überhaupt abgerechnet werden darf, steht in eurer Satzung oder Beitragsordnung und nicht in einer Software.

Ebenso wenig wandert ein Überschuss ins Folgejahr, und wer im November eintritt, hat rechnerisch das volle Jahressoll. Eine Zwölftelung wäre möglich – sie ist aber eine Satzungsfrage, und solange sie niemand ausdrücklich will, ist die einfache Regel die ehrlichere.

Eine Helferliste wird beim Anlegen dreimal korrigiert – Plätze, Uhrzeit, Ort. Würde jedes Speichern eine Mail auslösen, läse die Mannschaft ab der zweiten keine mehr. Deshalb gibt es einen eigenen Knopf „Jetzt informieren", und er benachrichtigt den Kader der Gruppe. Eine Aufgabe für den ganzen Verein verschickt nichts – sie steht im Portal für alle offen.