Mitglieder ins Portal einladen

Warum kein Massenversand

Der Mitglieder-Import verschickt bewusst nichts. Eine Massen-Mail an dreihundert Menschen, die nur ihre Adresse weitergegeben haben, wäre der falsche erste Kontakt — und wenn im Import etwas schiefgelaufen ist, potenziert eine Massenmail den Fehler.

Besser: erst die Daten prüfen, dann in Wellen einladen. Fangt mit den Abteilungen an, deren Ansprechpartner ihr kennt. Die Rückfragen der ersten zwanzig Zugänge sagen euch, was in eurer Begleit-Mail noch fehlt.

Einen Zugang vergeben

1. Konto im Kundenverzeichnis öffnen.
2. Prüfen, ob die E-Mail-Adresse stimmt — sie ist zugleich der Benutzername.
3. Zugang anlegen und die Einladung auslösen.
4. Der Empfänger vergibt sein Passwort selbst über den Link in der Mail.

Was Mitglieder selbst erledigen

• Eigene Daten und Anschrift pflegen.
• Die eigenen Personen verwalten — Kinder, Partnerin, man selbst.
• Buchungen mit Status und Referenz einsehen, sich für einen Termin entschuldigen.
• Rechnungen als PDF herunterladen und die Fälligkeit sehen.
• Anfragen an die Verwaltung stellen und den Verlauf verfolgen.
• Zu Vereinsterminen zu- oder absagen — je Person, nicht je Konto.
• Sich für Helferaufgaben eintragen und den eigenen Stundenstand sehen.
• Das Kalender-Abo einrichten und Push-Benachrichtigungen auf dem Gerät einschalten.
• Abzeichen und Urkunden ansehen.

Was der Verwaltung vorbehalten bleibt

Die Bankverbindung fürs Lastschriftmandat lässt sich im Portal nur hinterlegen, wenn eure Gläubiger-Identifikationsnummer eingetragen ist — sonst ist das Formular gesperrt, und zwar serverseitig, nicht nur ausgeblendet. Interne Notizen zu einer Anfrage sieht das Mitglied nie. Mitgliedsnummer, Status und Beitragsart ändert ausschließlich die Verwaltung.

Portal auf dem Handy

Das Portal lässt sich als App auf dem Startbildschirm sichern. Auf dem iPhone ist das sogar Voraussetzung für Push-Benachrichtigungen. Der Hinweis dazu steht am Geräte-Schalter; ihr müsst nichts installieren und nichts in einem App-Store einreichen.

Wenn jemand austritt

Ein Austritt beendet die Mitgliedschaft, nicht sofort das Konto: Offene Rechnungen, laufende Anmeldungen und aktive Mitgliedschaften blockieren eine Löschung ausdrücklich. Erst danach entscheidet ihr zwischen Anonymisierung und vollständiger Löschung. Wie das geht, steht im Artikel zur Datenauskunft.