Konto und Person: die Familie im System

Die Trennung in einem Satz

Konto = Zahler und Zugang. Person = Teilnehmer beziehungsweise Mitglied. Alles, was danach kommt, ergibt sich daraus.

In vielen Systemen ist ein Mitglied gleich ein Datensatz gleich eine E-Mail-Adresse. Sobald ein Elternteil für zwei Kinder zahlt, bricht das: Entweder bekommen die Kinder keine eigene Mitgliedsnummer, oder die Eltern bekommen zwei Rechnungen, oder jemand legt Fantasie-Adressen an. Deshalb sind es hier zwei Ebenen.

Was wo hängt

• Am Konto: E-Mail und Passwort fürs Portal, Anschrift, Telefonnummer, SEPA-Mandat, Rechnungen, Newsletter-Einwilligung.
• An der Person: Mitgliedsnummer, Geburtsdatum, Status (kein, aktiv, passiv, Ehrenmitglied, ausgetreten), Ein- und Austrittsdatum, Beitragsart, Ämter, Kaderzugehörigkeit, Anwesenheiten, Abzeichen.

Zwischen Personen lassen sich Beziehungen pflegen — sorgeberechtigt, Kind, Partner. Die Gegenrichtung wird dabei mitgeschrieben; ihr müsst sie nicht zweimal eintragen.

Die typischen Fälle

• Familie mit drei Kindern: ein Konto, vier Personen (drei Kinder plus das zahlende Elternteil, falls es selbst Mitglied ist). Jedes Kind hat eigene Nummer und eigene Beitragsart, die Rechnung geht an ein Konto.
• Erwachsenes Mitglied: ein Konto, eine Person — beides zur selben Person, aber weiterhin zwei Ebenen.
• Ehrenmitglied ohne Beitrag: Person mit Status „Ehrenmitglied" und einer beitragsfreien Beitragsart. Der Beitragslauf überspringt Nullbeträge und nennt in der Gegenprobe den Grund.
• Trainerin, die selbst Mitglied ist: eine Person mit Mitgliedschaft und zusätzlich dem Amt „Übungsleiter". Das Amt ist eine Eigenschaft der Person, kein Zugangsrecht — den Zugang zur Verwaltung vergebt ihr getrennt.
• Bestandsmitglied ohne Online-Antrag: Person ohne Konto. Sie steht vollständig im Verzeichnis, hat nur keinen Portal-Zugang.

Mitgliedsnummern

Die Nummer wird bei der Aufnahme vergeben, aus einem Zähler mit einstellbarem Präfix und einer festen Stellenzahl. Sie ist eindeutig, und sie bleibt an der Person — auch nach einem Austritt. Übernommene Nummern aus eurer Altverwaltung könnt ihr beim Import einfach mitgeben; dann bleibt alles, wie eure Mitglieder es kennen.

Im Verzeichnis wiederfinden

Das Mitglieder-Verzeichnis geht von den Personen aus, nicht von den Anträgen — ein Verein besteht nicht aus Anträgen. Es hat acht Filter und eine Volltextsuche über Name, Mitgliedsnummer und E-Mail. Der CSV-Export folgt euren gesetzten Filtern und liefert immer den vollen Treffer­bestand, auch wenn ihr gerade auf Seite 2 steht.