Datenauskunft erteilen und Daten löschen

Die Auskunft nach Art. 15

Zwei Dateien mit demselben Inhalt in zwei Formen: das PDF zum Weitergeben, das JSON als vollständige, maschinenlesbare Fassung. Gesammelt wird über alle Bereiche — Stammdaten, Buchungen mit Kurs und Standort, Statusverlauf, Mitgliedschaften, Rechnungen, SEPA-Mandate, An- und Abwesenheiten, Abzeichen, Anfragen samt Nachrichten, E-Mail-Versand, Kontakt- und Gruppenanfragen, Push-Anmeldungen und das Benachrichtigungs-Protokoll.

• Fremddaten anderer Kunden sind ausgeschlossen.
• Die IBAN wird ausschließlich in diesem autorisierten Export entschlüsselt und ist als solche gekennzeichnet.
• Die Kalender-Adresse steht nur gekürzt darin — ein vollständiges Zugangstoken hat in einer Datei, die per E-Mail wandert, nichts zu suchen.
• Krypto-Material der Push-Anmeldungen fehlt bewusst: Es hat keinen Aussagewert und wäre in einer herausgehenden Auskunft nur ein Risiko.
• Jeder Abruf schreibt einen Protokolleintrag.

Löschen oder anonymisieren

Bevor irgendetwas passiert, prüft das System die Löschsperren. Offene Rechnungen, laufende oder offene Anmeldungen und aktive Mitgliedschaften blockieren jede Löschung — mit Begründung im Klartext. Das ist kein Hindernis, sondern der Hinweis darauf, dass zuerst etwas anderes zu klären ist.

• Anonymisierung — der Regelfall, wenn Historie da ist. Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Kinddaten und Passwort werden zu Platzhaltern; Freitexte, Anwesenheitsnotizen, Anfragetexte und E-Mail-Inhalte werden entfernt; das SEPA-Mandat wird entwertet und widerrufen; Portal-Zugang, Sitzungen, Kalender-Adresse und Push-Anmeldungen werden gelöscht. Rechnungen bleiben mit Empfänger „Anonymisiert (DSGVO)" und unverändertem Betrag stehen — sie sind aufbewahrungspflichtig.
• Vollständige Löschung — nur, wenn keine aufbewahrungspflichtigen Daten vorliegen, also keine Rechnungen, Buchungen oder Mandate. Dann verschwindet der Datensatz mit allem, was daran hängt.

Die Anonymisierung läuft in einer einzigen Transaktion: Entweder sie geht ganz durch oder gar nicht. Ein halb anonymisierter Datensatz wäre der schlechteste aller Zustände.

Die zweistufige Bestätigung

1. Karte „Datenschutz (DSGVO)" beim Kunden öffnen.
2. Schritt 1: Modus wählen. Der Text erklärt, was gelöscht und was anonymisiert wird — und warum.
3. Schritt 2: Häkchen setzen UND den Nachnamen tippen.
4. Bestätigen. Das Ergebnis steht im Protokoll.

Aufbewahrungsfristen

Unter Einstellungen → Datenschutz erklärt eine eigene Seite euer Löschkonzept und lässt die Aufbewahrungsfristen in Jahren einstellen. Sie sind die Grundlage für spätere Aufräumarbeiten; einen automatischen Löschlauf nach Fristablauf gibt es bewusst noch nicht.

Was ihr als Verein sonst braucht

Ihr seid Verantwortliche für die Daten eurer Mitglieder. Zum Vertragsumfang gehört ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; betrieben wird die Plattform in Deutschland. Für euer Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten sind die Bereiche dieser Seite der beste Ausgangspunkt.