Zahlungsziel und Mahnstufen einrichten
Offene Beiträge nachfassen, ohne unhöflich zu werden — und ohne dass jemand zweimal in derselben Woche gemahnt wird.
Für: Kassenwartgeprüft am
Kurz gesagt
Unter Einstellungen stellt ihr das Zahlungsziel in Tagen ein und schaltet das Mahnwesen frei. Drei Stufen haben je eine eigene Frist nach Fälligkeit, einen eigenen Text und eine eigene Gebühr — ab Werk null. Ein Mindestabstand verhindert, dass dieselbe Rechnung zweimal kurz hintereinander gemahnt wird. Ohne Freischaltung passiert automatisch nichts.
Zahlungsziel
In der Verwaltung
- Einstellungen
- Zahlungsziel & Mahnwesen
Das Zahlungsziel gilt ab dem Tag der Rechnungserstellung und steht ab Werk auf 14 Tage. Aus ihm ergibt sich die Fälligkeit jeder neuen Rechnung — und damit auch, was in Dashboard, Rechnungsliste und Portal als „überfällig" gilt. Es gibt dafür genau eine Zahl im ganzen System, keine zweite Heuristik daneben.
Die drei Stufen
Jede Stufe hat eine Frist in Tagen nach Fälligkeit, einen eigenen E-Mail-Text und optional eine Gebühr. Die Vorgaben sind 3, 10 und 21 Tage — freundliche Erinnerung, Mahnung, letzte Mahnung. Die Texte bearbeitet ihr unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen.
- Mahngebühren stehen ab Werk auf 0 €. Sie werden nur berechnet und gedruckt, wenn ihr sie ausdrücklich setzt.
- Der Mindestabstand (Vorgabe 7 Tage) verhindert eine zweite Mahnung kurz nach der ersten.
- Bezahlt oder storniert stoppt die Mahnung sofort, egal welche Stufe erreicht war.
Mahnen
- Finanzen → Rechnungsliste öffnen und auf „überfällig" filtern. Je Rechnung stehen Tage und erreichte Stufe.
- Einzelne Rechnung: „Erinnerung/Mahnung senden".
- Alle auf einmal: „N fällige Mahnungen senden" — der Sammellauf.
- Das Mahn-PDF könnt ihr auch einzeln herunterladen, etwa für den Postweg.
Das PDF trägt euren Briefkopf, nennt die Originalrechnung, den Betrag, eine etwaige Mahngebühr, den Gesamtbetrag, eine neue Frist und eure Bankverbindung. Der Mahnlauf schreibt einen Protokolleintrag.
Automatisch oder von Hand
Der automatische Mahnlauf ist ab Werk aus und muss ausdrücklich freigeschaltet werden. Solange er aus ist, rührt kein Zeitgeber eure Rechnungen an — mahnen könnt ihr trotzdem jederzeit von Hand. Das ist die richtige Reihenfolge: Erst eine Weile selbst mahnen, die Texte auf euren Ton bringen, dann automatisieren.
Was im Portal steht
Mitglieder sehen im Portal ihre Rechnungen mit Fälligkeit und einem Hinweis, wenn etwas überfällig ist — nur lesend. Die Mahnung selbst kommt per E-Mail; sie ist eines der fünf Pflicht-Ereignisse, die immer per E-Mail laufen, weil der Zugang belegbar sein muss.
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