Die Benachrichtigungs-Matrix einstellen
Welche Nachricht geht welchen Weg? Ein Raster beantwortet das für den ganzen Verein — und ihr müsst es nicht anfassen.
Für: Vorstand, Geschäftsstellegeprüft am
Kurz gesagt
Unter Einstellungen → Benachrichtigungen steht ein Raster aus siebzehn Ereignissen und drei Kanälen: E-Mail, Push und SMS. Fünf Ereignisse sind Nachweise und laufen immer per E-Mail; Push und SMS sind dort ein Zusatz, nie ein Ersatz. Die Vorgabe ist reine E-Mail — wer nichts einstellt, merkt von der Matrix nichts.
Das Raster lesen
In der Verwaltung
- Einstellungen
- Benachrichtigungen
Jede Zeile ist ein Ereignis, jede Spalte ein Kanal. Der Text einer Nachricht steht unter E-Mail-Vorlagen; hier steht nur, auf welchem Weg sie hinausgeht. Über dem Raster seht ihr je Kanal, ob er auf dem Server überhaupt eingerichtet ist — ein Haken bei „SMS", der ins Leere läuft, wäre ein Versprechen.
Die fünf Pflicht-Nachrichten
Diese fünf tragen die E-Mail fest angehakt und lassen sich nicht abwählen:
- Anmeldebestätigung — sie ist die Buchungsbestätigung samt Referenz.
- Rechnung — die Rechnung selbst hängt an der Mail.
- Zahlungserinnerung und Mahnung — der Zugang muss belegbar sein.
- Antwort auf eine Anfrage — die Antwort steht im Volltext darin.
- Einladung zur Mitgliederversammlung — an sie knüpft die Einladungsfrist eurer Satzung, und der Versand ist ihr Nachweis.
Die übrigen Ereignisse
Frei wählbar sind unter anderem: Kurs fällt aus, Kurs verschoben, neuer Vereinstermin, Vereinstermin geändert, Platz auf der Warteliste frei, Abzeichen erhalten, neue Aufgabe beziehungsweise Helferliste, Neues an der Pinnwand, Umfrage eröffnet, die tägliche Fristen-Sammelmeldung an die Verwaltung sowie Abwesenheit gemeldet und Urlaubsantrag entschieden.
Bei Pinnwand und Umfrage entscheidet zusätzlich ein Haken am Vorgang selbst („Zielgruppe benachrichtigen", Vorgabe aus). Bei Abwesenheiten gibt es diesen Haken bewusst nicht: Ein Urlaubsantrag, von dem die Verwaltung nichts erfährt, ist kein Antrag, sondern eine Notiz.
Wann eine Nachricht wirklich rausgeht
Vier Fragen werden je Empfänger und Kanal in dieser Reihenfolge beantwortet, und das Ergebnis steht im Protokoll:
- Ist der Kanal für dieses Ereignis eingeschaltet? Wenn nicht, entsteht gar keine Zeile — ein abgewählter Kanal ist kein Vorfall.
- Ist der Mandant stummgeschaltet? Dann steht der Demo- beziehungsweise Wartungsschalter als Grund.
- Hat die Person eingewilligt beziehungsweise ein Gerät angemeldet?
- Ist der Kanal auf dem Server eingerichtet?
Unter dem Raster stehen die letzten fünfzehn Protokollzeilen. Sie sind der schnellste Weg zur Antwort auf „Warum hat Frau Meier nichts bekommen?" — dort steht der Grund im Klartext.
Testen, bevor es ernst wird
Je Kanal gibt es einen Testversand: E-Mail an eure eigene Verwaltungsadresse, Push an eure eigenen Geräte, SMS an eine Nummer, die ihr hier eintippt. Nie an ein Mitglied. Nutzt das, bevor ihr einen neuen Kanal für den ganzen Verein einschaltet.
War das hilfreich?
Wenn etwas fehlt, unklar ist oder nicht mehr stimmt: kurze Nachricht genügt.