Beitragslauf starten und per SEPA einziehen

Erst die Vorschau

Die Vorschau liest nur. Sie nennt die Anzahl der fälligen Mitglieder, die Summe und jede Zeile mit Betrag und Grundlage — und, das ist der eigentliche Punkt, wer nicht dabei ist und warum. Typische Begründungen: „Aufnahme noch nicht beschlossen", „Austritt wirksam zum …, vor der nächsten Fälligkeit", „noch nicht fällig – nächster Beitrag zum …", „beitragsfrei (0,00 €)".

Eine Liste, die 37 von 312 Zeilen zeigt, muss sich erklären — sonst wird sie blind bestätigt. Lest die Gegenprobe, bevor ihr abrechnet. Sie ist der schnellste Weg, eine falsch gesetzte Fälligkeit oder eine vergessene Aufnahme zu finden.

Abrechnen

1. Vorschau öffnen und durchsehen.
2. Auffälligkeiten zuerst beheben: fehlende Beitragsart zuordnen, offene Aufnahme beschließen, Austrittsdatum korrigieren.
3. Beitragslauf ausführen. Für jedes fällige Mitglied entsteht eine Rechnung, die Begleitmail wird vorgemerkt.
4. Ergebnisliste prüfen. Sie zeigt, was tatsächlich abgerechnet wurde.

Der Lauf ist wiederholbar: Der Schutz gegen Doppelabrechnung hängt am Zeitraum, nicht an der Jahreszahl. Eine zweite Monatsrechnung im selben Jahr gilt deshalb nicht als Dublette, eine zweite Jahresrechnung dagegen schon. Nullbeträge werden übersprungen statt als 0,00-€-Rechnung verschickt.

SEPA vorbereiten

Bevor überhaupt ein Mandat entstehen kann, braucht ihr eure Gläubiger-Identifikationsnummer. Solange sie fehlt, ist der ganze Lastschriftbereich gesperrt: kein Mandatsabschnitt in der Anmeldung, kein Bankverbindungs-Formular im Portal, keine Sammler-Datei. Das ist keine Schikane, sondern die einzige ehrliche Reaktion — ohne die Nummer lässt sich keine gültige Lastschrift erzeugen.

Die Sammler-Datei einreichen

1. Finanzen → SEPA-Mandate öffnen. Die Liste zeigt Kontoinhaber, Mandatsreferenz und Status.
2. Frühestes Einzugsdatum prüfen — es berücksichtigt die Frist für die Vorabankündigung.
3. Sammler-Datei erzeugen und herunterladen.
4. Datei im Online-Banking eurer Bank als SEPA-Lastschrift einreichen.
5. Nach der Wertstellung den Kontoauszug einlesen und die Zahlungen zuordnen.

Wenn eine Lastschrift zurückkommt

Eine Rücklastschrift erkennt der Bank-Abgleich als negativen Umsatz zu einer bereits bezahlten Rechnung und schlägt „Zahlung zurücksetzen" vor: Die Rechnung geht auf offen zurück, das Zahldatum wird geleert, eine vorhandene Kassenbuchzeile wird gegengebucht statt gelöscht. Die Mahnstufe bleibt dabei unangetastet — erhöhen darf sie nur der Mahnlauf, der auch die Mahnung verschickt.