Kontoauszug einlesen und Zahlungen zuordnen

CAMT oder CSV

CAMT.053-XML ist der bessere Weg: Betrag, Verwendungszweck, Name und IBAN kommen darin vollständig und in einem festen Format. Nehmt den CSV-Export eurer Bank nur, wenn CAMT nicht angeboten wird. Fast jedes Online-Banking kann CAMT.053 — meist heißt der Punkt „Umsätze exportieren" und die Auswahl „CAMT" oder „ISO 20022".

Auszug einlesen

1. Konto wählen, auf das der Auszug gehört.
2. CAMT-Datei auswählen und „CAMT-Auszug einlesen" klicken — die Umsätze werden direkt übernommen.
3. Beim CSV-Weg erscheint zuerst eine Vorschau: Das System rät Trennzeichen und Spalten, ihr bestätigt oder korrigiert die Zuordnung.
4. Übernehmen. Zeilen, die sich nicht lesen lassen, werden mit Zeilennummer benannt statt still verschluckt.

Der zweite Lauf derselben Datei fügt nichts hinzu. Jeder Umsatz bekommt einen Fingerabdruck aus Konto, Datum, Betrag, normalisiertem Verwendungszweck und Gegen-IBAN — derselbe Umsatz aus CAMT und aus CSV ergibt denselben Fingerabdruck.

Sammelbuchungen aus CAMT werden in Einzelposten aufgelöst. Beträge in allen üblichen Schreibweisen werden verstanden, deutsche wie englische, mit nachgestelltem Minus oder in Klammern. Umlaute aus Windows-Exporten macht der Import selbst richtig.

Die drei Arten von Treffern

• Sicher — die Rechnungsnummer steht im Verwendungszweck UND der Betrag stimmt exakt. Zwei unabhängige, eindeutige Merkmale.
• Vorschlag — die Nummer ist genannt, der Betrag weicht ab (Teilzahlung); oder Betrag und Name passen zusammen. Die Namensähnlichkeit ist wortbasiert: „Mueller, Anna" und „Anna Müller" sind dasselbe, „Müller" und „Müllner" nicht.
• Rücklastschrift — ein negativer Umsatz zeigt auf eine bereits bezahlte Rechnung. Vorgeschlagen wird „Zahlung zurücksetzen".

Gebucht wird nie von allein. Auch der sichere Treffer wartet auf euren Klick. Software, die Rechnungen ungefragt auf „bezahlt" setzt, macht aus einem Zahlendreher eine Mahnung an ein Mitglied, das längst gezahlt hat.

Zuordnen

1. Umsatz in der Liste öffnen und den Vorschlag prüfen.
2. „Zuordnen" klicken. Die Rechnung geht auf bezahlt, das Zahldatum ist der Buchungstag der Bank — nicht der Tag eures Klicks.
3. Passt kein Vorschlag, die Rechnung von Hand suchen und zuordnen.
4. Gehört der Umsatz zu keiner Rechnung, „Ignorieren" wählen und einen Grund angeben.

Der Grund beim Ignorieren ist Pflicht, weil die Kassenprüfung genau danach fragt. „Mitgliedsbeitrag bar eingezahlt, schon im Kassenbuch" ist eine Antwort, ein leeres Feld nicht.

Bei einer Rücklastschrift

Setzt ihr die Zahlung zurück, geht die Rechnung auf offen, das Zahldatum wird geleert, und eine bereits erzeugte Kassenbuchzeile wird gegengebucht statt gelöscht. Die Mahnstufe bleibt, wie sie war — erhöhen darf sie nur der Mahnlauf, der auch die Mahnung verschickt; sie zurückzusetzen wäre Geschichtsfälschung. Stattdessen erscheint ein Hinweis auf die erreichte Stufe.

Ein bewusst getragener Preis

Zwei echte, exakt gleiche Umsätze am selben Tag ohne Verwendungszweck gelten als Duplikat und werden nur einmal übernommen. Das ist der harmlosere Fehler: Eine fehlende Zeile fällt beim Abgleich sofort auf, eine doppelte stellt eine Rechnung fälschlich auf „bezahlt".