Kassenbuch: Konten, Kategorien, Buchungen

Konten anlegen

Ein Konto ist die Barkasse oder ein Bankkonto. Wichtig ist der Anfangsbestand zu einem Stichtag: Er ist der Anker aller späteren Kontostände. Das System kennt die Zeit vor seiner Einführung nicht und schätzt sie auch nicht — was ihr hier eintragt, ist die Wahrheit, von der aus gerechnet wird.

Die IBAN wird verschlüsselt gespeichert; im Klartext steht nur die maskierte Fassung. Konten werden stillgelegt, nie gelöscht — an ihnen hängen Buchungen.

Kategorien und die vier Sphären

19 vereinstypische Kategorien sind von Anfang an da: Beiträge, Spenden, Zuschüsse, Kursgebühren, Übungsleiter, Hallenmiete, Material, Versicherungen, Verband und Meldegelder, Feste, Porto und Büro, Bankgebühren und weitere. Jede gehört zu einem Steuerbereich — ideeller Bereich, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb oder Vermögensverwaltung.

Die Richtung (Einnahme oder Ausgabe) gehört zur Kategorie, nicht zur einzelnen Buchung. Sobald Buchungen daran hängen, ist sie gesperrt: Sie umzudrehen würde jede Jahresrechnung rückwirkend verändern.

Buchen

1. Kassenbuch öffnen und „Neue Buchung" wählen.
2. Datum, Betrag (immer positiv), Konto und Kategorie eintragen — die Richtung ergibt sich aus der Kategorie.
3. Text und Gegenpartei ergänzen; Belegnummer vergeben.
4. Beleg hochladen: PDF, JPG oder PNG bis 10 MB.
5. Speichern. Die Zeile trägt den laufenden Kontostand nach dieser Buchung.

Belege werden an ihren tatsächlichen Dateiköpfen geprüft, nicht an dem Typ, den der Browser meldet — eine als PDF getarnte Bilddatei wird abgewiesen, und die Buchung entsteht dann gar nicht erst. Ausgeliefert werden sie ausschließlich als Anhang, getrennt vom Medienpool der Website: Ein Kassenbeleg ist keine Webgrafik.

Storno statt Löschen

Es gibt kein Löschen im Kassenbuch. Ein Storno schreibt eine Gegenbuchung mit gleichem Betrag, gleichem Konto, gleicher Kategorie und vertauschter Richtung; beide Zeilen bleiben sichtbar. Ein Kassenbuch, aus dem sich Zeilen entfernen lassen, ist als Nachweis wertlos.

• Das Storno-Datum darf nicht vor der stornierten Buchung liegen.
• Eine Gegenbuchung ist selbst weder änderbar noch erneut stornierbar.
• Ein Storno im Folgejahr erscheint dort als negativer Betrag — genau so, wie eine periodenfremde Korrektur gehört.

Rechnungen übernehmen

Ein Knopf übernimmt die bezahlten Rechnungen eines Zeitraums als Einnahmen ins Kassenbuch. Der Vorgang ist wiederholbar: Jede Rechnung landet höchstens einmal im Buch, auch wenn zwei Personen gleichzeitig klicken.

Auswertung, EÜR und Haushalt

Unter „Auswertung & EÜR" wählt ihr ein Jahr und bekommt Einnahmen und Ausgaben je Kategorie, Zwischensummen je Steuerbereich, das Ergebnis je Sphäre, das Jahresergebnis und die Kontostände. Buchungen ohne Kategorie gehören keiner Sphäre an und werden getrennt und sichtbar ausgewiesen.

Tragt ihr Planwerte ein — einen je Kategorie und Jahr —, kommen Plan, Ist und Abweichung dazu. Ohne hinterlegten Haushalt bleiben die Spalten ausgeblendet. Exportieren könnt ihr als CSV (Semikolon, Excel-tauglich) und als mehrseitiges PDF mit eurem Briefkopf.