Die ersten Schritte nach dem Start

Warum die Reihenfolge zählt

Die meisten Stellen, an denen eine Einrichtung hakt, haben denselben Grund: Etwas wurde angelegt, bevor das gebraucht wurde, worauf es sich bezieht. Ein Kurs ohne Standort, ein Mitglied ohne Beitragsart, eine Rechnung ohne Gläubiger-Identifikationsnummer. Nichts davon ist ein Fehler, den ihr nicht später beheben könntet — aber jedes davon bedeutet, denselben Datensatz zweimal anzufassen.

Deshalb gibt es den Einrichtungsassistenten. Er führt die Schritte in der Reihenfolge auf, in der sie aufeinander aufbauen, und er merkt sich, wo ihr stehengeblieben seid. Ihr könnt ihn jederzeit verlassen und später fortsetzen.

Schritt für Schritt

1. Vereins-Stammdaten: Name, Anschrift, Kontaktadresse, Registereintrag. Diese Angaben stehen später in jeder Rechnung, jeder E-Mail und im Impressum eurer Website.
2. Sparte wählen. Davon hängt die Sprache der Oberfläche ab — ein Fußballverein liest „Mannschaft" und „Training", eine Schwimmschule „Kurs" und „Kursleitung".
3. Rechtstexte: Impressum, Datenschutzerklärung und AGB. Solange hier etwas fehlt, zeigt die Verwaltung oben eine Problem-Fahne. Das ist Absicht: Ohne diese drei geht keine Website online.
4. Standorte anlegen — Halle, Bad, Vereinsheim. Jedes Angebot hängt an einem Standort.
5. Beitragsarten anlegen: Betrag, Intervall und Geltungsbereich je Beitrag. Erst danach lohnt sich der Mitglieder-Import.
6. Mitglieder übernehmen, am besten über den CSV-Import. Beitragsarten könnt ihr dabei direkt mitgeben.
7. Angebote anlegen: Kurse mit festem Start, laufende Kurse oder Mannschaften mit wöchentlichen Trainingszeiten.
8. Website einrichten: Farben, Logo, Seiten. Die Kursliste zieht sich die Angebote danach von selbst.

Was ihr am Anfang bewusst weglassen könnt

Der Assistent führt durch alles, aber nicht alles muss am ersten Abend stehen. Diese Bereiche laufen euch nicht weg und sind später in Minuten nachgetragen:

• Kassenbuch und Bank-Abgleich — sinnvoll ab dem Zeitpunkt, an dem ihr wirklich umsteigt, nicht mitten im Jahr.
• Abzeichen, Ehrungen und Qualifikationen — Stammdaten, die niemand blockieren.
• Inventar, Sponsoren und Zuschüsse — nützlich für die Kassenprüfung, aber kein Startthema.
• Die Benachrichtigungs-Matrix. Ohne Zutun läuft alles per E-Mail, so wie ihr es erwartet.

Die Problem-Fahne ernst nehmen

Oben in der Verwaltung steht eine Zeile, die offene Pflichten zählt. Sie liest nicht nach, ob ihr einen Schritt angeklickt habt, sondern ob die Sache erledigt ist. Ein als erledigt gespeicherter Schritt mit offenen Pflichten steht deshalb wieder auf „offen" — von zwei widersprechenden Aussagen ist die falsche immer die beruhigende.

Wenn ihr Hilfe wollt

Der Import aufbereiteter Listen gehört zur einmaligen Einrichtung. Wenn eure Altdaten unübersichtlich sind — drei Excel-Dateien, Wohnadressen im Notizfeld, Beiträge nur im Kopf der Kassenwartin —, übernehmen wir die Datenmigration nach Aufwand. Wir schätzen vorher, wie lange es dauert; einen Festpreis gibt es nicht, weil die Dauer am Zustand eurer Daten hängt und nicht an unserem Angebot.