Von der Demo in den Echtbetrieb
Aus dem Demo-System lässt sich nichts übernehmen — und das ist gut so. Was ihr stattdessen tut, dauert einen Nachmittag.
Für: Vorstand, Geschäftsstellegeprüft am
Kurz gesagt
Der Demo-Bestand wird nächtlich gelöscht und wandert nie in euer System. Euer eigener Mandant startet leer. Nehmt aus der Demo die Erkenntnisse mit — welche Beitragsarten ihr braucht, wie eure Angebote geschnitten sind —, und richtet damit euren echten Verein ein. Der beste Zeitpunkt ist eine ruhige Woche im Vereinsjahr, nie die Woche vor dem Beitragslauf.
Warum nichts umzieht
Die Demo ist ein eigener Mandant mit eigener Datenbank, und sie wird jede Nacht geleert. Ein Übernehmen wäre technisch möglich und fachlich falsch: Ihr würdet erfundene Familien, Test-IBANs und Beispielrechnungen in euren Echtbestand tragen und hättet die Aufräumarbeit hinterher.
Was ihr aus der Demo mitnehmt, ist wertvoller als die Datensätze — nämlich die Entscheidungen. Welche Beitragsarten braucht ihr wirklich? Sind eure Gruppen Kurse oder laufender Betrieb? Wer soll Kursleitungs-Rechte bekommen? Schreibt das auf, während ihr in der Demo klickt.
Was ihr vorher klären solltet
- Die Gläubiger-Identifikationsnummer für SEPA-Lastschriften — kostenlos bei der Deutschen Bundesbank, aber sie kommt nicht am selben Tag.
- Wer wird Administrator, wer Kursleitung? Ämter wie Kassenwart sind eine Eigenschaft der Person, kein Zugangsrecht — beides wird getrennt gepflegt.
- Impressum, Datenschutzerklärung und AGB. Ohne veröffentlichte Fassung geht eure Website nicht online.
- Der Stichtag für das Kassenbuch: Der Anfangsbestand eures Kontos zu einem Datum ist der Anker aller späteren Kontostände. Das System kennt die Zeit davor nicht und schätzt sie auch nicht.
- Eine saubere Mitgliederliste als CSV. Das ist der eine Punkt, an dem ein Vereinswechsel gelingt oder scheitert.
Der Ablauf
- Zugang zu eurem eigenen Mandanten erhalten und den Einrichtungsassistenten öffnen.
- Stammdaten, Sparte und Rechtstexte hinterlegen.
- Standorte und Beitragsarten anlegen — genau die, die ihr in der Demo für euch gefunden habt.
- Mitgliederbestand per CSV importieren. Lauf zuerst als Vorschau; sie schreibt nichts.
- Angebote anlegen und die Kursleitungen einrichten.
- SEPA einrichten, sobald die Gläubiger-ID da ist. Erst danach Mandate erfassen.
- Website gestalten und veröffentlichen.
- Zum Schluss: Portal-Zugänge an die Mitglieder verschicken — bewusst als letzter Schritt, wenn die Daten stimmen.
Der richtige Zeitpunkt
Der technische Teil dauert Minuten, das Bereinigen der Altdaten einen Nachmittag. Was Zeit kostet, sind die Rückfragen: Wer ist eigentlich noch Mitglied? Stimmt die Adresse der Familie Müller? Rechnet dafür mit ein paar Abenden und legt den Wechsel auf einen ruhigen Zeitpunkt im Vereinsjahr — nicht auf die Woche vor dem Beitragslauf und nicht auf die Wochen der Jahreshauptversammlung.
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