Rollen, Rechte und das Protokoll

Die zwei Rollen

• Verwaltung — Stammdaten, Mitglieder, Finanzen, Website, Einstellungen, Protokoll. Alles.
• Kursleitung — die eigenen Kurse und Gruppen, Anwesenheit, Terminausfälle der eigenen Angebote, der eigene Stundenzettel, die eigenen Abwesenheiten und die Helferlisten der eigenen Gruppen.

Was die Kursleitung nicht sieht: Finanzen, Kassenbuch, Bank-Abgleich, Auswertungen, das Arbeitsstunden-Konto des Vereins, den Kunden-Import, die Benachrichtigungs-Einstellungen und das Protokoll. Diese Grenzen sitzen in den Seiten selbst, nicht nur im Menü — wer eine gesperrte Adresse von Hand eintippt, landet nicht dort.

Eigene Angebote heißt wirklich eigene

Welche Gruppe eine Leitung sieht, entscheidet die Zuordnung: hauptverantwortlich oder als Co-Trainerin eingetragen. Beides zählt — sonst fehlte einem Co-Trainer seine eigene Mannschaft. Eine fremde Gruppe ist auch über die Adresszeile nicht erreichbar.

Bei den Helferlisten gilt dasselbe mit einer Einschränkung: Eine Kursleitung sieht die Aufgaben ihrer eigenen Gruppen, ausdrücklich nicht die vereinsweiten. Wer das Sommerfest organisiert, ist der Vorstand, nicht die Trainerin der D-Jugend.

Ämter sind keine Zugangsrechte

Vorstand, Kassenwart, Schriftführer, Jugendleiter, Übungsleiter oder ein frei benanntes Amt — das sind Eigenschaften der Person, mit Zeitraum von und bis. Sie stehen im Mitglieder-Verzeichnis und in der Bestandserhebung, und sie geben niemandem Zugriff auf irgendetwas.

Das ist bewusst so. Der Kassenwart hat oft gar keinen Systemzugang, und der Vorstand wechselt turnusmäßig — wären Amt und Recht dasselbe, müsstet ihr nach jeder Wahl das Rechtesystem umbauen. Zugänge legt ihr getrennt an, unter Kursleiter beziehungsweise Benutzer.

Zwei-Faktor-Anmeldung

Verwaltungszugänge können eine Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App bekommen. Für Konten, die an Mitgliederdaten und Bankverbindungen kommen, ist das dringend zu empfehlen — mindestens für die Person, die den Vorstandszugang hält.

Das Protokoll

Sensible Vorgänge werden festgehalten, mit Zeitpunkt, handelnder Person und Zusammenfassung. Der Name wird dabei als Momentaufnahme gespeichert — der Eintrag überlebt also, wenn das Konto später gelöscht wird.

• Datenauskunft erstellt, Anonymisierung und Löschung.
• SEPA-Sammler exportiert.
• Beitragslauf ausgeführt.
• Mahnlauf ausgeführt.
• Rechtsdokument veröffentlicht.
• Kontakte importiert.

Die Ansicht ist nur lesend und der Verwaltung vorbehalten. Ein Protokoll, das sich bearbeiten lässt, wäre keines — und es wird auch nicht bereinigt.

Eine gute Ausgangslage

• Mindestens zwei Verwaltungszugänge, damit niemand ausgesperrt ist, wenn eine Person nicht erreichbar ist.
• Für jede Übungsleitung ein eigener Zugang statt eines geteilten. Sonst steht am Monatsende die Frage im Raum, wer die Zeile eingetragen hat.
• Zugänge ausgeschiedener Personen zeitnah deaktivieren — der Kalender der Jahreshauptversammlung ist ein guter Anlass für den Durchgang.
• Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Verwaltungszugänge.