Helferlisten und Arbeitsstunden führen

Eine Aufgabe anlegen

1. Neue Aufgabe anlegen: Titel, Beschreibung, Beginn und Ende, Ort.
2. Zahl der benötigten Helfer eintragen.
3. Gutschrift je Helfer festlegen — in Stunden und Minuten, weil ein Einsatz selten glatt ist.
4. Optional eine Gruppe zuordnen. Nur dann lässt sich später „Gruppe informieren" nutzen.
5. Speichern. Die Aufgabe erscheint in der Liste mit einer Besetzungs-Ampel „x von N".

Die Ampel hat drei Stufen statt einer Prozentzahl. Der Vorstand will wissen, wo er noch jemanden anrufen muss — nicht, dass eine Aufgabe zu 66 Prozent besetzt ist.

Helfer eintragen

Mitglieder melden sich im Portal unter „Aufgaben" selbst an — je Person, mit Blick auf die freien Plätze. Die Verwaltung trägt zusätzlich von Hand ein, über ein Suchfeld statt eines Auswahlfelds über sechshundert Namen.

• Anmeldeschluss ist der Aufgabenbeginn. Die Verwaltung darf danach noch nachtragen, eine Selbstanmeldung nach Beginn wäre eine Einladung, sich nachträglich Stunden zu sichern.
• Die Platzgrenze gilt für alle, auch für die Verwaltung. Zwei gleichzeitige Klicks ergeben keine vier Helfer auf drei Plätzen.
• Je Person und Aufgabe genau eine Anmeldung.

Nach dem Einsatz abhaken

Ganz oben steht „Noch abzuhaken": Aufgaben, die stattgefunden haben, aber noch nicht vollständig gebucht sind. Öffnet die Liste, setzt je Helfer den Status — erschienen oder nicht erschienen — und passt bei Bedarf die Stundenzahl an. „Alle als erschienen buchen" erledigt den Normalfall in einem Klick.

Für den Einsatz selbst gibt es ein Druckblatt in A4 mit Nummer, Name, Mitgliedsnummer, Anwesenheitsspalte, Stunden und Unterschrift — plus Leerzeilen für Nachzügler. Das ist der häufigste Fall bei jedem Vereinsfest.

Soll, Ist und Differenz

• Soll: die Jahresstunden aus der Beitragsart der laufenden Mitgliedschaft. Bei mehreren aktiven Mitgliedschaften gilt das Maximum, nicht die Summe — die Pflicht trifft den Menschen, nicht den Vertrag.
• Ist: abgehakte Einsätze des Kalenderjahres plus Handbuchungen, getrennt ausgewiesen. Abgesagte Aufgaben zählen nicht mit.
• Differenz: nie negativ. Mehr als das Soll ist kein Guthaben fürs nächste Jahr.

Eine Handbuchung braucht einen Grund — „Platzpflege im März, ohne Aufgabe erfasst". Filter nach alle, offen und erfüllt sowie eine Suche helfen beim Nachfassen; die Differenzen gibt es als CSV.

Der Ausgleich in Euro

Einen Ausgleichssatz je Stunde könnt ihr hinterlegen; ab Werk steht er auf null. Dazu gibt es einen Hinweistext, den eure Mitglieder im Portal sehen.

Was Mitglieder selbst sehen

Im Portal steht der eigene Stand — Soll, Ist, Rest — mit eurem Hinweistext, dazu die kommenden Aufgaben mit freien Plätzen und die eigenen Einsätze. Auf der Portal-Startseite erscheint eine Ehrenamts-Kachel, aber nur, wenn es etwas zu sagen gibt.