Urlaub beantragen, Krankheit melden

Erst prüfen, dann melden

Ganz oben steht „Zeitraum prüfen": ein reines Suchformular, das euch die eigenen Kurstermine im geplanten Zeitraum zeigt, bevor irgendetwas gemeldet wird. Denn die Frage, die beim Ausfüllen wirklich ansteht, ist ja, wofür überhaupt eine Vertretung gebraucht wird. Abgesagte Termine fehlen dort, verschobene stehen an ihrem neuen Tag.

Urlaub beantragen

1. Zeitraum prüfen und die betroffenen Termine ansehen.
2. Im Formular „Urlaub beantragen" Von- und Bis-Datum eintragen — der Bis-Tag zählt mit.
3. Optional eine Vertretung aus der Liste der anderen aktiven Kräfte wählen.
4. Absenden. Der Antrag steht auf „beantragt" und geht als Nachricht an die Verwaltung.
5. Die Verwaltung genehmigt oder lehnt ab. Erst mit der Genehmigung sinkt der Resturlaub.

Eine Ablehnung ohne Grund gibt es nicht — das ist keine Formularprüfung, sondern eine Regel in der Datenbank. Wer ablehnt, schreibt hin, warum; sonst kommt die Frage ohnehin als Ticket zurück. Der Grund steht im Wortlaut in der Nachricht an die betroffene Person.

Krank melden

Eine Krankmeldung ist mit dem Absenden wirksam. Sie beschreibt eine Tatsache, keinen Wunsch. Ein „genehmigter Krankheitsfall" lässt sich in diesem System gar nicht darstellen. Das Formular ist ab heute vorbelegt — gemeldet wird meist morgens um sieben vom Handy.

Krankheitstage werden gezählt und angezeigt, zählen aber nicht gegen den Urlaub. Auch für sie könnt ihr eine Vertretung angeben.

Wie gerechnet wird

• Werktage Montag bis Freitag, Anfangs- und Endtag eingeschlossen. Freitag bis Montag sind zwei Tage, nicht vier.
• Feiertage zählen mit. Sie sind in Deutschland Ländersache — ein fest eingebauter Kalender wäre für die meisten Vereine schlicht falsch, und falsche Automatik ist schlimmer als gar keine. Wer einen Feiertag abziehen will, teilt den Zeitraum in zwei Abschnitte.
• Gerechnet wird je Kalenderjahr. Ein Urlaub vom 28.12. bis 5.1. wird zugeschnitten, und die Anteile summieren sich exakt auf das Ganze.
• Rest = Anspruch minus genehmigt. Ein noch offener Antrag ist kein Verbrauch, steht aber als „beantragt, offen" daneben.
• Zeiträume derselben Person dürfen sich nicht überschneiden. Abgelehnte Anträge zählen dabei nicht mit — sie sind Aktenlage, kein Zeitraum.

Die Vertretung

Die Vertretung ist ein Verweis, keine Buchung. Sie steht am Eintrag und erscheint auf der Anwesenheitsseite der betroffenen Termine: „Vertretung: … für … (Urlaub … – …)". Sie erzeugt keinen Stundenzettel — wer vertritt, erfasst seine Stunde wie jeder andere selbst und setzt dort den Vertretungs-Haken.

Für die Verwaltung

Unterhalb des eigenen Bereichs steht die Arbeitsliste aller Mitarbeitenden mit Filtern nach Jahr, Art, Status und Person; „offen zuerst" ist die Vorgabe. Genehmigt und abgelehnt wird direkt in der Zeile. Hier pflegt ihr auch den Urlaubsanspruch je Kraft und Jahr — er hängt bewusst am Jahr, weil eine Änderung von heute sonst rückwirkend den Resturlaub von vorgestern verschöbe.

Eine Kursleitung sieht ausschließlich die eigenen Zeiten. Wer eine fremde Kennung in die Adresszeile schreibt, bekommt eine klare Abweisung statt einer stillschweigend umgebogenen Seite. Der CSV-Export ist der Verwaltung vorbehalten.

Bewusste Grenzen

• Keine halben Urlaubstage. Ein halber Tag ist eine Absprache, keine Buchung.
• Kein automatischer Übertrag ins Folgejahr. Wer Resttage überträgt, trägt sie beim Anspruch des Folgejahres ein.
• Keine Vertretungskette und kein Kalender-Abo der Abwesenheiten. Es gibt sie in der Liste und im CSV.