Übungsleiterpauschale und Ehrenamt richtig verwalten

Zwei verschiedene Pauschalen

Im Vereinsalltag werden zwei Freibeträge häufig verwechselt. Die Übungsleiterpauschale gilt für bestimmte begünstigte Tätigkeiten — insbesondere die nebenberufliche Übungsleiter-, Ausbilder-, Erzieher- oder Betreuertätigkeit sowie die Pflege. Die Ehrenamtspauschale gilt für sonstige nebenberufliche Tätigkeiten im gemeinnützigen Bereich, etwa im Vorstand, in der Geschäftsstelle oder als Platzwart.

Die Übungsleiterpauschale ist deutlich höher. Beide sind Jahresbeträge, die personenbezogen gelten — nicht je Verein. Wer in zwei Vereinen tätig ist, kann den Freibetrag insgesamt nur einmal ausschöpfen. Deshalb sollte sich der Verein bestätigen lassen, in welchem Umfang die Person den Freibetrag bereits anderweitig nutzt.

Was „nebenberuflich" bedeutet

Nebenberuflich heißt nicht, dass die Person einen Hauptberuf haben muss — auch Studierende, Rentnerinnen oder Arbeitslose können nebenberuflich tätig sein. Entscheidend ist der zeitliche Umfang: Die Tätigkeit darf nur einen kleineren Teil dessen ausmachen, was ein vergleichbarer Vollzeitberuf erfordern würde.

Als Faustregel gilt üblicherweise ein Umfang von etwa einem Drittel einer Vollzeitstelle. Wer fünfzehn Trainingsgruppen pro Woche betreut, ist damit nicht mehr nebenberuflich unterwegs — und dann greift der Freibetrag nicht mehr.

Die Tätigkeit muss begünstigt sein

Nicht jede Tätigkeit im Verein fällt unter die Übungsleiterpauschale. Begünstigt ist der pädagogisch ausgerichtete Teil — das Training, die Ausbildung, die Betreuung von Menschen. Verwaltung, Platzpflege, Vorstandsarbeit oder Kassenführung gehören nicht dazu; dafür kommt die Ehrenamtspauschale in Betracht.

• Trainerin einer Trainingsgruppe: in der Regel Übungsleitertätigkeit.
• Kassenwart: keine Übungsleitertätigkeit, ggf. Ehrenamtspauschale.
• Platzwart: keine Übungsleitertätigkeit, ggf. Ehrenamtspauschale.
• Jugendleiterin mit Betreuung von Kindern: kann begünstigt sein.
• Schiedsrichter im Amateurbereich: Einordnung im Einzelfall prüfen.

Übt jemand beides aus — trainiert und führt die Kasse —, müssen die Tätigkeiten klar getrennt vereinbart und abgerechnet werden, damit beide Freibeträge nebeneinander in Betracht kommen.

Vorstandsvergütung braucht eine Satzungsgrundlage

Ein Punkt, an dem Gemeinnützigkeit tatsächlich gefährdet werden kann: Vorstandsmitglieder arbeiten grundsätzlich unentgeltlich. Eine Vergütung — auch im Rahmen der Ehrenamtspauschale — setzt in der Regel voraus, dass die Satzung sie ausdrücklich zulässt.

Zahlt ein Verein ohne diese Grundlage eine Vorstandsvergütung, kann das als Mittelfehlverwendung gewertet werden. Der Ersatz tatsächlich entstandener Auslagen gegen Beleg ist davon zu unterscheiden und bleibt zulässig.

Was ihr dokumentieren solltet

1. Schriftliche Vereinbarung mit der Person: Tätigkeit, Umfang, Vergütung, Zeitraum.
2. Erklärung der Person, in welchem Umfang sie den Freibetrag anderweitig nutzt.
3. Nachweis der geleisteten Einheiten — hier ist die Anwesenheitserfassung die einfachste Quelle.
4. Auszahlungsbelege, sauber im Kassenbuch getrennt von Auslagenerstattungen.
5. Jährliche Kontrolle, ob der Freibetrag überschritten wurde.

Der dritte Punkt ist der, an dem es in der Praxis hakt. Wenn niemand belegen kann, wie viele Einheiten tatsächlich stattgefunden haben, steht die Vergütung ohne Grundlage da. Wer die Trainingsanwesenheit ohnehin erfasst, hat diesen Nachweis nebenbei — und kann ihn je Person und Zeitraum ausgeben.

Wenn der Freibetrag überschritten wird

Zahlungen über dem Freibetrag sind nicht verboten, aber sie sind steuer- und gegebenenfalls sozialversicherungspflichtig. Dann stellt sich die Frage, ob eine selbstständige Tätigkeit oder ein Beschäftigungsverhältnis vorliegt — mit allen Konsequenzen für Meldungen und Beiträge.

Spätestens hier gehört die Steuerberatung eingebunden. Die Vorstellung, man könne durch Aufteilen auf mehrere Personen oder mehrere Vereine beliebig gestalten, führt regelmäßig in Schwierigkeiten.

Auslagenersatz ist etwas anderes

Neben der Pauschale gibt es den Ersatz tatsächlich entstandener Auslagen: Fahrtkosten zum Auswärtsspiel, gekaufte Materialien, Lehrgangsgebühren. Dieser Ersatz ist kein Einkommen und verbraucht den Freibetrag nicht — vorausgesetzt, die Auslagen sind belegt und der Ersatz geht nicht darüber hinaus.

In der Praxis werden beide Dinge oft vermischt und pauschal „ausgezahlt". Sauber ist die Trennung: Auslagen gegen Beleg, Vergütung als Pauschale, beides getrennt im Kassenbuch. Wer das trennt, kann bei einer Prüfung erklären, was gezahlt wurde und warum.

• Fahrtkosten mit Datum, Strecke und Anlass erfassen.
• Belege für gekaufte Materialien beim Kassenbeleg ablegen.
• Keine „Pauschalen" für Auslagen ohne Nachweis vereinbaren.
• Im Kassenbuch getrennte Konten oder Kategorien führen.

Versicherung und Status nicht vergessen

Ein Punkt, der bei der Diskussion um Freibeträge regelmäßig untergeht: Wer für den Verein tätig ist, sollte auch versichert sein. Über die Sportbünde bestehen für Vereinsmitglieder und häufig auch für ehrenamtlich Tätige Sammelversicherungen; welche Personengruppen genau erfasst sind, unterscheidet sich je nach Bundesland und Verband.

Klärt deshalb einmalig, wer bei euch wie versichert ist — Übungsleiter, Vorstandsmitglieder, Helfer beim Vereinsfest — und ob nicht am Verein beteiligte Honorarkräfte davon erfasst sind. Das ist wichtiger als die Frage nach der letzten Nachkommastelle des Freibetrags.