Zuwendungsbestätigung nach § 10b EStG: was Vereine wissen müssen

Wer überhaupt bestätigen darf

Zuwendungsbestätigungen darf nur ausstellen, wer als steuerbegünstigte Körperschaft anerkannt ist — nachgewiesen durch den Freistellungsbescheid oder die Anlage zum Körperschaftsteuerbescheid. Ein nicht gemeinnütziger Verein darf keine Spendenquittungen ausstellen, auch wenn er Spenden annimmt.

Entscheidend ist außerdem, wofür die Zuwendung verwendet wird. Spenden müssen den steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecken zufließen. Zahlungen in den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb — etwa für Werbung oder den Verkauf im Vereinsheim — sind keine Spenden, sondern Entgelt.

Spende oder Gegenleistung? Die entscheidende Abgrenzung

Eine Spende ist freiwillig und ohne Gegenleistung. Sobald der Zahlende etwas dafür bekommt, ist es keine Spende mehr — und das ist der Punkt, an dem in Vereinen am häufigsten falsch bescheinigt wird.

• Mitgliedsbeiträge sind bei vielen Vereinsarten nicht abziehbar, insbesondere wenn Freizeitzwecke wie Sport im Vordergrund stehen.
• Ein Bandenwerbebanner gegen Zahlung ist Werbung, nicht Spende.
• Eine Anzeige im Festheft gegen Zahlung ist Werbung.
• Der Kauf eines Loses bei der Tombola ist keine Spende.
• Eintrittsgelder sind Entgelt, auch wenn der Erlös einem guten Zweck dient.

Die amtlichen Muster sind verbindlich

Für Zuwendungsbestätigungen gibt es amtlich vorgeschriebene Muster. Ihr dürft sie an euer Layout anpassen, aber der vorgegebene Wortlaut und die Reihenfolge der Angaben müssen erhalten bleiben. Eine frei formulierte „Spendenbescheinigung" erfüllt die Anforderungen nicht und nützt dem Spender nichts.

• Name und Anschrift des Vereins und des Zuwendenden
• Betrag in Ziffern und in Worten, Datum der Zuwendung
• Art der Zuwendung: Geld- oder Sachzuwendung
• Angabe, dass die Körperschaft steuerbegünstigten Zwecken dient, mit Bezug auf den Freistellungsbescheid samt Datum und Finanzamt
• Bestätigung, dass die Zuwendung nur für den satzungsmäßigen Zweck verwendet wird
• Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person

Für Kleinbeträge gibt es einen vereinfachten Nachweis: Bis zu einer bestimmten Höhe genügt dem Finanzamt in der Regel der Zahlungsbeleg zusammen mit einem Beleg des Empfängers. Die genaue Betragsgrenze ändert sich gelegentlich — prüft den aktuellen Stand, bevor ihr euch darauf verlasst.

Sachspenden richtig bewerten

Bei einer Sachspende muss der Wert in der Bestätigung stehen, und ihr müsst begründen können, wie er zustande kommt. Bei neuen Gegenständen ist das die Rechnung. Bei gebrauchten Gegenständen ist es der Wert, der bei einer Veräußerung erzielbar wäre — nicht der Neupreis und nicht der ideelle Wert.

Haltet fest, worum es sich handelt, in welchem Zustand die Sache ist und woraus sich der angesetzte Wert ergibt. Ein Vermerk „gebrauchter Rasenmäher, Baujahr 2019, Vergleichsangebote im Anhang" ist im Zweifel mehr wert als eine runde Zahl ohne Herleitung.

Aufwandsspenden: der Klassiker unter den Fehlern

Bei einer Aufwandsspende verzichtet jemand auf eine Erstattung, die ihm zusteht — etwa auf Fahrtkosten oder eine Übungsleitervergütung — und lässt sich stattdessen eine Zuwendungsbestätigung ausstellen. Das ist zulässig, aber an Bedingungen geknüpft, die oft übersehen werden.

• Es muss ein ernsthafter, einklagbarer Anspruch auf die Erstattung bestehen — aus Satzung, Vorstandsbeschluss oder Vertrag.
• Der Anspruch muss vor der Tätigkeit eingeräumt worden sein, nicht nachträglich.
• Der Verzicht muss zeitnah nach Entstehen des Anspruchs erklärt werden.
• Der Verein muss wirtschaftlich in der Lage sein, die Erstattung tatsächlich zu leisten.

Fehlt eine dieser Voraussetzungen, ist die Bestätigung falsch. Der pauschale Beschluss „Fahrtkosten werden nicht erstattet, dafür gibt es Spendenquittungen" trägt gerade nicht.

Haftung: warum Sorgfalt sich lohnt

Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig eine unrichtige Zuwendungsbestätigung ausstellt oder veranlasst, dass Zuwendungen zweckwidrig verwendet werden, haftet für die entgangene Steuer. Diese Haftung trifft den Verein und kann sich unter Umständen gegen die handelnden Personen richten.

Praktisch heißt das: Nicht jeder im Verein sollte Bestätigungen ausstellen dürfen. Legt fest, wer zeichnungsberechtigt ist, führt ihr ein fortlaufendes Verzeichnis aller ausgestellten Bestätigungen und bewahrt ihr die Belege gemeinsam mit dem Nachweis der Zahlung auf.

Ordentlich dokumentieren

1. Spendeneingang mit Datum, Betrag, Zahlungsweg und Spenderdaten erfassen.
2. Prüfen, ob eine Gegenleistung vorliegt — im Zweifel keine Bestätigung ausstellen.
3. Bestätigung nach amtlichem Muster erstellen, fortlaufend nummerieren.
4. Kopie zusammen mit dem Zahlungsnachweis in der Buchhaltung ablegen.
5. Verwendung dokumentieren, insbesondere bei zweckgebundenen Spenden.

Sammelbestätigung statt Einzelquittungen

Wer von denselben Personen mehrfach im Jahr Zuwendungen erhält — etwa bei monatlichen Daueraufträgen —, muss nicht jedes Mal eine eigene Bestätigung ausstellen. Zulässig ist eine Sammelbestätigung über alle Zuwendungen eines Kalenderjahres.

• Die Sammelbestätigung muss als solche bezeichnet sein.
• Die einzelnen Zuwendungen sind in einer Anlage mit Datum und Betrag aufzuführen.
• Die Summe steht in Ziffern und in Worten in der Bestätigung.
• Ein Hinweis, dass für die aufgeführten Beträge keine weiteren Bestätigungen ausgestellt wurden, gehört dazu.

Für den Verein ist das die deutlich sparsamere Variante: einmal im Januar für das Vorjahr, statt zwölfmal im Jahr. Voraussetzung ist, dass die Spendeneingänge sauber je Person erfasst sind — sonst wird aus der Erleichterung ein Abgleich von Kontoauszügen.

Digital ausstellen und aufbewahren

Zuwendungsbestätigungen dürfen maschinell erstellt und elektronisch übermittelt werden, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind — unter anderem muss der Verein das dem Finanzamt anzeigen und das Verfahren muss die Nachvollziehbarkeit sicherstellen. In der Praxis heißt das: eine fortlaufende Nummerierung, eine unveränderliche Ablage und ein Verzeichnis aller ausgestellten Bestätigungen.

Was ihr in jedem Fall braucht, ist die Verknüpfung von drei Dingen: dem Zahlungseingang auf dem Kontoauszug, der Person und der ausgestellten Bestätigung. Liegen diese drei getrennt in Bank, Mitgliederliste und Word-Ordner, ist die nächste Prüfung mühsam.